求められるスピード決裁、申請・承認書類の電子化による効率化

申請・承認の流れは企業活動において重要な役割を担っています。そのひとつに、企業活動を統率することが挙げられます。申請・承認を経ることで会社に必要な活動が認められることになります。たとえば経費がかかる申請ならばその過程を厳しくすることで、無駄な出費を減らすことにもつながります。
しかし、申請・承認を厳格にすればするほど必要書類が増え、承認者が確認する時間も長くなります。そこで考えたいのが、申請・承認過程の電子化です。

申請・承認過程の役割

あらためて申請書の役割について考えてみましょう。

申請・承認の重要性

申請の過程は従業員の活動が会社にとって必要かどうかを都度チェックする機能があります。
たとえば経費の場合、大きな支出があってから気づくのでは遅すぎます。経費の申請は、接待交際費、日帰り出張、パソコンのマウスなどの備品の購入に至るまで会社の支出に関する全てのことが対象です。都度、その支出が会社にとって適切かどうかを審査する機能があることで、企業は健全な運営がなされることになるわけです。

経費削減効果

その特性から、申請の審査を厳しくすることで、無駄な経費を抑えることができます。もしも出張申請が不要だった場合、2日で終了する仕事も3日かける不心得な社員が現れないとも限りません。同じ出張でも、所属長は承認しても、その上の役員が却下することもあります。また購入申請の場合は必ず複数の外部業者から相見積を提出させるルールを取り入れるだけでも、購入価格は自然と下がるものです。このような厳しいルールを持つことで、社員にもコスト意識が育成されるというメリットがあり、経験の浅い社員には教育効果も期待できます。

申請&承認で情報共有

もうひとつ重要なことは、申請書にはプロジェクトや具体的な取引先との業務内容が明示されているので、どのような目的の申請なのかがわかるということです。複数の部署や経営層までが申請に目を通すことで、どんな業務が稼働中で、何の申請がなされているかを知ることができ、会社の動きがそこからだけでも掴めます。これは申請という過程のひとつの価値ともいえるでしょう。

申請・承認過程のコスト意識

ある程度規模がある会社ほど、申請ルールは厳しくなるものです。それだけ審議する金額や規模も大きくなり、重要度も増しますが、そのためか申請書の作成やその決裁の作業自体もひとつのコストであるという認識は意外と低いものです。申請の過程は重要ですが、そのひとつひとつの作成や決裁に多くの時間や議論を費やしていいというものでもありません。

申請作業について考える

仕事を大きくプロフィット(利益を生む)とノンプロフィットに分ければ、申請書の作成やその決裁は企業の直接的な業務ではないため、ノンプロフィットな仕事です。しかし、ときにはひとつの申請が物議をかもし、臨時会議が招集され、申請書類の追加が求められたり、複数の人たちの労力が必要となったりすることがあります。
また、複写式の申請書類のコストもばかになりません。こういった書類は印刷会社に発注して作成しますが、これらの書式の印刷費、そして書式が変更になった際の廃棄、記入ミスによる書き直しなど、意外と小さなコストの積み重ねとなっていることを意識したいところです。

決裁者について考える

申請作業やその工程における時間的なロスについても目を向けてみましょう。厳格さをともなわない日常業務のささいな申請でも、会社はルールで成り立つ組織であるため、ひとつの記入ミス、印鑑漏れも許されません。再申請となれば、申請書を書く人も、途中で決裁した人も、そこまでの作業は無駄になります。
決裁者の上長が不在の場合も時間のロスにつながります。忙しい職場ほど上司は不在がちとなるもので、松陰待ちが増え、外出からもどった決裁者もしばらくは申請書類の山に時間をとられてしまうことになります。

申請・承認過程の電子化メリット

決裁を厳しくするには、申請目的の記述を詳細にしたり添付書類を増やしたり、決裁者を複数にすることになりますが、その結果、申請の決裁に要する時間は長くなり、決裁者の労力も大きくなります。そこで注目したいのが決裁の電子化です。

コスト削減効果、情報漏洩の防止

まず、申請の書類を電子化することで、指定書式の印刷費、保管費が不要になります。社内で印刷していた場合も、印字していた手間とコストが不要になります。また、電子書式の申請の場合、その所属部署、所属社員をコード化し自動入力にすれば、毎回同じことを書く手間が省け、記入ミスも減らせます。
紙の申請の場合、添付書類は一緒にクリップで止められるかファイルに入れられます。これらの書類がフロアやビルを移動する際、紛失しないとも限りません。机の上が整理整頓されていなければ、重要な顧客企業の書類を別の書類に紛れ込ませてしまい、他の会社に送付してしまわないとも限りません。原本が1つしかない書類では、申請中に傷んだり破れたりする恐れもあります。電子化すればこれらの心配はなくなります。

申請や決裁のスピード化、ナレッジの活用

なかでも、デジタル化された「電子申請」の大きなメリットは、その申請から決裁までのスピードアップです。ライバル会社と相見積もりだった場合、提出が早いほうが優位になることが多く、そのためには決裁を速くすることが重要です。「電子申請」であれば、外出中の決裁者にもモバイル端末から決裁してもらうことが可能です。

では「電子申請」のメリットについて整理してみましょう。

  • 申請過程の見える化:申請書類(データ)のトレースができ、どの決裁者が決裁中かがわかる。申請者は決裁の時期が予測でき、決裁権者は決裁すべき書類を滞留させてしまうことが減る。
  • 申請のスピードアップ:デジタルデータで申請が移動するので、事務スタッフの人数やパフォーマンスに左右されない。決裁者が外出や出張中でも決裁が可能になるので、全体的にスピードアップが図れる。
  • 申請の公平化:一部で暗黙化されている申請ルールや、根回し優先などの是正。
  • 遡及性の確保:監査などの際にデータから書類を収集できるので労力が減り、遡及性にも優れる。
  • 申請データの分析、ナレッジの活用:申請時期や件数、決裁に要した時間等の分析から、申請内容のデータによる整理や保管、再活用から申請の情報や経験の共有ができる。

申請の労力や待ち時間が減ることは申請過程全体のスピードアップになりますが、同時にそれは社員が関わる時間の短縮効果もあり、見えないコストの削減にもつながるわけです。

3つのメリット

申請承認という重要な過程だからこそ電子化するべきであるとご理解いただけたと思います。「印刷費などの見えるコスト、社員の実働という見えないコストの低減」「申請のスピードアップ」「申請情報の共有」の3つのメリットがあるのです。

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