Wordはもう古い?Excelで文書作成するメリット・デメリット

文書作成といえば、「Wordしかない!」を感じている人は少なくありません。しかし、作成をする文書によっては、Excelのほうが効率的なケースがあります。
今回は、WordとExcelの違いやExcelでの文書作成のメリット、デメリットについてご紹介します。

社内の文書作成はWord?Excel?

多くの会社では、書類作成にWordを使用するという方が多いでしょう。たしかに、Wordは文章作成に特化しており、手軽に作ることができます。自動的に段落を調整してくれたり、行間の調整をしてくれたりするだけではなく、ちょっとした表であればWord内で作成することが可能です。

Wordでは不便に感じてしまうこともある

しかし、Wordは便利である一方で、自動でなんでも調整してくれることによって、思うような反応をしてくれないこともあります。そのため、Wordを使っていて不満に感じてしまう場合もあるでしょう。
そのようなときには、Excelでの文書作成を検討してみてはいかがでしょうか? 企業のなかには、積極的にExcelでの文書作成を薦めているところもあります。文書の種類によっては、WordではなくExcelを使用したほうが、きっちりとした文書を素早くまとめることが可能です。うまく使い分けることで、業務効率をかなりアップさせることができるかもしれません。

Excelで文書作成をする利点

Excelで文書作成をする場合、「行頭」の調整が非常に行いやすくなります。Wordの場合、ルーラーを用いて調整していますが、細かな調整になればなるほど、直感的に作成することができないケースが多いです。最悪の場合、調整をしようとすればするほど、文書が乱れてしまう危険性もあります。

Excelはセルで管理をする

一方でExcelであれば、「行頭」はルーラーではなくセルの列で調整します。列幅の調整をすることで各行頭が簡単に調整できるため、非常に便利です。特に文書を視覚的にわかりやすくするために、複数のフォントやサイズを混ぜて使っていく際には、WordよりExcelのほうが有利になるケースがあります。

Excelは表やグラフに強い

また、Excelの文書作成が本領を発揮するのは、表やグラフが混在した文書を作成する場合です。セルを小さくして、結合などを活用していくことで、多彩な表やグラフを挿入することができます。また、別シートにデータを管理しておけば、数字を更新するだけでいつでも同じフォーマットで表やグラフを更新することができます。提携の稟議申請や、会議の報告書などの場合、Wordで作成するよりもExcelのほうが時間短縮を図ることができる可能性があります。

Excelで文書作成をするうえでの留意事項

文書作成もできるExcelですが、Excelは決して万能ではありません。書類の内容や運用の中でWordのほうが優れている機能も少なくありません。

部分修正が面倒なことがある

例えば、ひとつの文章が複数行にわたるとき、改行ごとにセルを分けて入力していたとします。その文章を修正したくなった場合、一部分を修正することで、全体の文字数のバランスが崩れて、文書全体の見た目が悪くなってしまいます。その見た目の修正をするためには、各行の文字バランスを見直して全体的に見直しと修正をしなければなりません。
一方、Word文書では一文を自動的に次の行に折り返していくため、綺麗なレイアウトを保持したまま一部分の修正をすることが可能です。

印刷時にも要注意

このような問題は、Excel文書のなかで一つの大きな結合セルを作って、そこに長文を入れるという対応をすることも可能です。ただし、Excel文書は印刷をするときにも問題が引き起こされやすいです。Excelというのは、画面上で見えている通りに印刷されないというデメリットがあるのです。せっかく調整をしたのに、印刷をしてみると文章が一部切れてしまっていて、何度も修正と印刷を繰り返さなければならないといった可能性もあります。
Word文書では、そのようなことが起こらず見たとおりに印刷できるため、作成する際に微妙な調整をする必要がありません。

それぞれのメリットを把握して活用しよう

長文作成などの場合、見たまま印刷をしたい場合などWordのほうが便利になるケースもあります。しかし、社内の文書においては、グラフや表を多用することが多いと思います。そのような場合は、Excelで文書作成すると思いのほか効率アップにつながる可能性があります。

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