現状維持に発展は望めない!業務プロセスの改善で業績アップ

事業運営で発展をしていくためには、常に業務プロセスの改善を試みていかなければなりません。しかし、失敗を恐れるあまり、現状維持に甘んじてしまうケースが少なくありません。業務プロセスを今一度見直しをして効率アップを図ってみるのはいかがでしょうか?

時代遅れの業務プロセスは業績悪化につながる

会社を成長させるためには、現状に満足するのではなく、常に改善と発展を繰り返す必要があります。しかし、人というのは、どうしても現状よりも悪くなることを予防するあまり、保守的になる傾向があります。特に、中間管理職レベルになると、改革になかなか踏み込めずにいることが多く、結果として社内の業務プロセスの改善が停滞しがちです。
企業において、時代遅れのワークフローや煩雑な業務プロセスで事業運営をしていると、驚くほどの速さで進化していく現代社会では到底通用することができず、時代の流れに追いつかなくなってしまう可能性があります。
時代の流れに追いつけなくなってしまうと、最悪の場合、業績悪化や同業他社に差をつけられる可能性が考えられます。さらに、業務プロセスが悪いと従業員のモチベーションの悪化などを引き起こしてしまう危険性もあります。
会社にとってそのような危険な状態を引き起こしてしまわないためにも、業務プロセスというのは常に改善をし続けていかなければならないのです。

ワークフローの電子化による業務プロセスの改善

会社内において、プロセスが停滞しがちなのが稟議申請などのワークフローです。紙の稟議申請での懸念事項としては、次のようなことが挙げられます。

  • 決裁までに時間がかかりすぎる
  • 誰が稟議を止めているのかわからない
  • 稟議申請書が行方不明になってしまう
  • 本支店間での郵送にお金がかかる
  • 不備があったときに再稟議に時間がかかってしまう

このように、さまざまな懸念事項が挙げられるため、業務プロセスの改善が望まれます。

電子化をすることですべて解決可能

これらのトラブルは社内ワークフローの電子化をすることによって解決できる可能性があります。そして、何よりも電子化をするにあたって、業務プロセスを一から見直す機会が生まれます。
旧来の紙ベースでの稟議申請は、さまざまなタイムロスを生み出す原因になるとされており、どれだけ急いだとしてもスピード感に欠けてしまいます。ビジネスチャンスというのは、タイミングが重要です。タイミングを逃してしまうと、機会損失となり最悪の場合何千万、何億円単位での儲けを失いかねません。

稟議申請などのワークフローを電子化することで、承認ルートの所在や経費削減を狙うことができます。結果として、ビジネスチャンスを逃さずスピーディーに新しいことへ挑戦することが可能になります。

経費精算システム導入による業務プロセスの改善

経理担当者というのは、非常に多忙を極めます。特に経費精算などは、非常に地味で目立たない仕事ながらも仕訳の記帳や現金の支給、振込伝票の作成など日々業務に追われてしまいます。

経理とは、会社の会計を握っている存在です。ルーチンワークの処理で日々を過ごしてしまうと、財務体質の改善に取り掛かることができず、業績を悪化させてしまいかねません。

経費精算システムなどを導入することにより、次のようなメリットを得ることができます。

  • 申請ルートの電子化
  • 申請内容のチェック機能
  • 現金支給ではなく従業員の口座自動振り込み
  • 仕訳伝票の自動起票

本来の業務に従事できる

経費精算システムを導入することにより、経理担当者の負担を軽くすることができます。それによって、経理担当者が本来重点的に行わなければならない、企業の財務体質の改善などへ本格的に取りかかることができるようになります。

従業員にもメリットがある

また、経理担当者だけでなく従業員としてもメリットがあります。経費精算が現金支給だと、場合によっては小銭ばかりになることで不満を感じている人が多いことも事実です。そのため、経費精算をまとめてしようとしてしまい、月末に経費精算の書類作成に追われるケースが多いのです。
経費精算用の口座に自動振り込みをされることにより、それらの不満を解消できます。さらに細かな経費申請をすることで、業務負担の軽減にも役立てることが可能となるのです。

電子化による業務プロセスの改善を

ワークフローの電子化や、経費精算システムの導入など、ひとつひとつのプロセスは小さなものです。しかし、事業運営をしていくうえで、これらのプロセスは非常に数が多くなります。積み重なっていくことにより、かなりの機会損失を生み出してしまう可能性があります。
これらのプロセスについて、改善を進めてみてはいかがでしょうか。

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