その伝票処理、本当にそれが最善?古い経理業務フローに潜むコスト体質の危険

売上高と支払いの管理、残業代や交通費の精算も含めた社員の給与の計算をはじめ、鉛筆の1本に至るまでの備品の支出計算、さらには、必要に応じてそれらの調達先の管理まで。これら会社にまつわるお金の管理はすべて経理部門が担当しています。
中堅中小企業では経営者への売上や利益に関する助言や、業界やライバルの売上高の推移と自社とを比較する経営企画のような役割を担うこともあります。お金が企業の血液と例えると、経理はそれらの循環をつかさどる心臓の役割を担っているとも言えるでしょう。
しかし、重要で専門的すぎるがゆえ、ときには古い経理業務の体質が温存され、会社の効率化の妨げになることもあります。経理の役割と今後のあり方について考えてみましょう。

そもそも経理の役割とは

経理の役割と業務を整理してみましょう。

日次業務

経理の社員が毎日、その都度処理する仕事です。

  • 現金出納と現金管理(金庫など)としての社員の交通費精算などの小口現金管理
  • 受注、売掛、売上、入金に関する伝票チェック、起票、整理、入力
  • 仕入・支払、在庫等資産に関する伝票チェック、起票、整理、入力

月次業務

上記「日次業務」をしつつ、毎月行う業務です。

  • 給与計算と所得税・住民税の計算や支払い
  • 受注・売上、支払などの月末の確認や処理
  • これらの総体である月次決算業務

年次業務

年末調整処理、賞与の計算などの仕事のほか、企業活動の集大成としての売上や経費をまとめた決算書の作成は、1年でもっとも重要な仕事です。

  • 決算書の作成
  • 法人税や消費税等の支払いに向けての計算
  • 年末調整、社会保険料などの計算

このほか、決算や税の申告のために必要な会社の不動産や動産、金融資産などについても日々管理していきます。1年間ずっと、片時も休むことなく活動しているのが経理の仕事です。扱う費目や資産の区分、原価の管理方法などが異なるとはいえ、業種などで大きな違いがないのも経理の特徴かもしれません。そのため、経理部門はその専門の組織として、会社のなかにあたかも別会社があるように活動することもしばしばです。
その一方で、売上や経費(コスト)に関する企業運営を一番把握しているのも経理であり、経営層の意思決定に関する重要な発言権を持っている部門でもあります。

経理業務の見直しの必要性

経理という専門の部署に、税法などと関係する重要で難しい仕事を一任していることになりますが、実はそこが問題点でもあるのです。難しい経理上の判断に関しては、経営者でも口出しができないことがあります。創業以来の経理業務の専門家が責任者を担っている場合などは、その人以外はだれも会社の資金について実態を把握できないことすらあります。
そうした経理業務においての注意点をいくつか挙げます。

従来通りの方法を踏襲しようとする

経理は日々活動しており、見落としがひとつでもあれば決算に響きます。そのためひとつの様式にしたがって、淡々とこなしていくことがコツともいえます。その結果、間違いのない同じ方法で仕事を継続させることを前提にします。
他社が伝票の電子化や小口現金管理をキャッシュレスにしても、あえてその流れを追おうとはしないでしょう。経理業務そのものやフローを変えることによるミスや、慣れるまでの経理社員の負担を気にするからです。外部の会計事務所との関係などもあるでしょう。

無駄や不正の発覚が難しい

すべてを任せてしまうと、最新のIT化や必要に応じたアウトソーシングなどが適宜行われていないことがあります。また、ごく稀ではありますが、経理責任者による会社資金の横領の事件などは、委任が過ぎて監視が疎かになった結果です。経営者や総務部の責任者は、相手がたとえベテランの経理責任者だったとしても、情報を共有する姿勢が重要であるといえます。

ブラックボックス化は会社全体を非効率にする

経理業務やそのフローが旧態依然の状態だと、社員の一人ひとりの負担が増すことになります。交通費の精算も都度起票して上長の印をもらい、部門長の承認を経て現金で支給されるなどは、あたりまえの流れのようではありますが、ライバルがキャッシュレスや伝票の電子化を進めれば、スピード感で劣ることになりかねません。
ビジネスは今、IT化の巧拙が勝敗を分ける時代です。経理部門とその業務フローも対象であることを認識するべきです。

経理業務の改革の方法

経理部門の責任者や社員は、現在のやり方を最善と信じて業務をこなしていることが多い傾向にあります。わざわざ非効率でミスをするリスクの高い方法を選択することはありません。これは、慣れと認識の問題であり、新しい方式を知らなければ現在の方法がベストなものにしか見えません。

経理業務の可視化

生産工場では、「いつ、だれが見ても把握でき、問題点などを指摘できるようにすること」を可視化とし、常に最善の生産が保てるようにしています。生産に支障をきたすと売上に直接響くためですが、経理はその業務やフローが仮に古い体制のままであったとしても、今日や明日の売上に影響を及ぼすことはありません。
しかし、経理処理自体もコストであり、スピード化の対象でもあるため、可視化して第三者にも評価できるようにすることが大切です。
その方法は、経理業務の図などによるフロー化しての認識、書類やデータなどの閲覧の仕組みの工夫、業務視察や定期報告会などがあるでしょう。

設立から一定年数を過ぎた会社や歴史ある会社は一度見直しを

会社の規模にもよりますが、設立から3〜5年が過ぎたところで、一度経理の仕組みについて考えてみてはいかがでしょうか。また、10年以上の中堅企業も業容の拡大に経理の仕組みが追い付いていないというケースも多く考えられます。20年や30年を過ぎた会社は、新しい経理のシステムや最新のアウトソーシングの事例などについて、IT部門の担当者と情報収集することで、新しい発見があるかもしれません。

第三者の目

経理の仕組みの理解はある程度できたとしても、その評価までは難しいかもしれません。また、その指摘や改善への踏み込みが、社内のスタッフだけでは相手への配慮などが過ぎて思いきりが足りなくなることもあります。そんなときは第三者の目として、経理に強いITソリューションやアウトソーシングの会社に評価や指導を任せることも方法のひとつです。
冷静な目で診断された結果は合理性が高く、改革の速度も速いことが期待できます。

働き方改革のひとつ

複数の取引先に請求書を発送した経験がある方は多いと思います。会社によりPDFを電子メールで送るだけで済む会社もあれば、指定の書式に押印したものを郵送でしか受け付けない会社もあります。
これはそのまま、その会社の経理の考え方によるところが大きいでしょう。どちらがお互いにとって合理的かは明白です。
政府の指導する働き方改革に頭を悩ましている経営者や人事担当者は多いかもしれません。経理業務の仕組みやフローを「見える化」したり第三者の評価を通して、電子化やアウトソーシング化したりすることは、会社全体の経理事務の手間や時間の削減につながり、ひとつの働き方改革になるともいえるでしょう。

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