改正電子帳簿保存法は2022年1月施行!企業にとってのメリット・デメリットは?

改正電子帳簿保存法は2022年1月施行!企業にとってのメリット・デメリットは?

2022年1月に施行開始となる改正・電子帳簿保存法は、電子保存に関する要件が大きく変わり、業務上さまざまなメリットを生むとして注目されています。具体的にはどのような変化があるのでしょうか。電子保存導入のメリット・デメリットをご紹介します。

国税関連書類の電子保存に関する法律

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿や書類を電子保存することを認めた法律です。電子保存には、電子メールなどで授受したPDFデータなどをそのまま保存したり、郵送などで送られてきた紙の書類をスキャニングして保存したりする方法があり、具体的には以下のような書類が該当します。

  • 国税関係帳簿:総勘定元帳、現金出納帳、仕訳帳など
  • 国税関係書類:貸借対照表、損益計算書、棚卸表、契約書、請求書、見積書など

電子帳簿保存法が創設されたのは1998年と意外に歴史は古く、ITセキュリティの向上や電子ツールの登場など時流に合わせ、これまで何度も法改正が行われました。

この電子帳簿保存法が注目を集めるようになった背景には、近年また法改正があり、2022年1月1日に施行開始となることがあげられます。特に今回の法改正では、これまで電子保存の際に義務付けられていた要件のいくつかが緩和され、導入へのハードルが大きく下がりました。そのため、これまで要件を満たすことが難しく様子見していた企業の多くが、一気に電子保存の導入へと舵を切るのではないかといわれています。それだけに日々の業務に与える影響も大きく、多くの人がその動向を見守っています。

電子保存の要件緩和については以下の記事でも詳しく説明しています。ぜひあわせてご確認ください。

【関連記事】「タイムスタンプ期限延長、事前申請不要、さらに電子保存は義務化へ。電子帳簿保存法改正で変わる3つのポイント」

電子保存による企業のメリット

書類の電子保存にはさまざまなメリットがあります。なかでも企業や作業者にとって大きなメリットとなるのが以下の3点です。

経理業務の効率化

電子保存を導入することで、企業にはさまざまなメリットが生まれるといわれています。なかでも重要なのが、経理業務の効率化につながるという点でしょう。

文書を紙で保存する場合、ファイルに綴じたりインデックスをつけたり、また領収書などサイズの合わない書類を糊付けしたりといった紙ならではの作業が発生しますが、電子化すればこうした手間を省くことができます。また、領収書を電子保存する場合はスマートフォンで撮影した画像をシステムへアップロードすることも可能で、業務フローの大幅な簡易化にもつながるでしょう。将来的に書類を参照する必要があっても、重いファイルを引っ張り出すこともなく、自分のデスクから簡単に検索することができます。

また、電子化すれば経理業務のほとんどをオンラインで完結できるため、近年増えている在宅勤務やリモートワークとの相性もよく、申請や承認といった作業のためだけに出社する必要もなくなります。

保管コスト、原本輸送コストの削減

紙の書類はファイリングやインデックスをつける手間もありますが、企業にとってそれ以上に悩ましいのが保管にかかるコストです。特に企業規模が大きくなると経理関連の書類も増えるため、何台ものキャビネットとオフィススペースを保管のためだけに使っているケースも珍しくありません。支社や営業所など複数の拠点がある場合、書類原本を輸送するためのコストや、それを授受・管理する人件費も発生するため、決して軽視できない金額になるでしょう。

書類を電子保存する場合、データを格納するパソコンとそれを紙に出力するプリンタなどを用意する必要がありますが、いずれにしてもスペースは大幅に縮小できます。また、拠点間でのデータのやり取りもネットワーク経由で行えるため、輸送コストも発生しません。電子保存を導入することで、保管コストや原本輸送コストを大幅にカットできるメリットが生まれます。

リスク低減

紙で保管している書類には、どうしても紛失や破損のリスクがつきまといます。特に大量の書類を保管している場合、インデックスの間違いやファイリングの際の人的ミスが紛失につながるケースもあります。また、仮に書類の一部が修正・破棄されても履歴が残らないため、改ざんや隠蔽などのリスクもあります。

電子保存する場合は、基本的にローカルのハードディスクやクラウドなど複数の場所に保存され、定期的にバックアップも行われます。そのため、意図的にデータが削除されない限り紛失が起こることは考えにくく、インデックスの間違いやファイリングのミスで紛失する心配もありません。また、電子データで保存することでアクセス権限の設定や閲覧履歴を残すこともできるため、キャビネットで保存する紙書類よりもセキュリティ対策がしやすいというメリットもあります。

電子保存によるデメリット

一方で、書類を電子保存することによるデメリットもあります。導入の際は、こうしたデメリットも考慮し、対応可能かどうかを事前によく検討しておくことが大切です。

業務フローの見直しや社員教育コストが発生

導入のデメリットとして最も注意しておきたいのは、これまでの業務フローが変わる場合があるという点です。例えば領収書の提出方法を考えてみても、導入前は紙に貼って経理に提出していたものが、導入後は受け取ったあと期間以内にスマートフォンで撮影してシステム上で申請するというフローに変わることになります。当然ながら経理担当者だけでなく社内全体へのアナウンスが必要になり、システムを扱う社員の教育コストも発生することになります。

今回の電子帳簿保存法改正では、保存要件の大幅な要件緩和が行われましたが、同時に違反に対する罰則強化も行われています。仮に社員の教育不足などで保存要件を満たさなかった場合、それが不正とみなされれば課される重加算税が10%加重されます。そのため、これまで以上に厳格に運用していく必要があります。

システムの導入費用がかかる

新しいシステムを扱うことになるため、教育コストだけでなく導入自体にコストがかかることも覚えておきたいポイントのひとつです。電子保存の導入に必要なパソコンやプリンタなどの機器のほか、ソフトウェアの導入費用やメンテナンス費用も見積もり、中長期的にどのくらいのコストが発生するのかをしっかりと計画しておく必要があります。新しい電子帳簿保存法の要件緩和の恩恵を受けるためには、特に対応するシステムの導入は必須ともいえます。メリットと発生するコストをしっかりと天秤にかけ、検討することが重要です。

電子データの管理、定期的な運用の見直しが必要

電子データはクラウドやハードディスクに保存するため紙書類のような劣化はありませんが、かといって半永久的に放置できるものでもありません。特にセキュリティはIT技術の進歩とともに基準が変わっていくため、定期的な見直しが必要となります。

また、電子帳簿保存法はIT技術の進歩に合わせ、これまで何度も法改正が行われています。そのため、近い将来また、その時点の時流に合わせて保存要件が変更される可能性も十分にあります。社内の業務フローの変更が必要な要件変更が行われるかもしれず、常に運用の見直しが必要になると考えておく必要があります。

結局、企業はどう対応するべき?

比べてみればメリットもデメリットもある電子帳簿保存法への対応。企業は結局、どう動くべきなのでしょうか?

先にご紹介したとおり、電子保存を導入することでいくつかのデメリットが生まれることは事実ですが、これらは何も電子保存のみに限ったことではありません。導入や運用のコストに関していえば、紙文書をファイリングしてキャビネットで保管する場合もオフィススペースの圧迫やキャビネットの買い増しなどでコストが発生するのは変わりません。また定期的に業務フローや管理・運用の見直しが必要な点も、対応する法律が変わったり、保存文書が増え続けてオフィススペースを圧迫したりすれば対応が必要となるでしょう。

それよりも、経理業務の効率化やリモートワークへの対応などのメリットに目をむけることが重要です。近年は特に業務用のITツールの発展が目覚ましく、ビデオ会議システムやファイル共有システムなど活用次第で業務を大幅に効率化できるようになりました。また働き方改革や新型コロナウイルスの流行の影響でリモートワークも一般的になり、これまでとは働き方が大きく変わりつつあります。

こうした時流への対応は、企業が今後も生き残っていくために不可欠な変化といえるでしょう。これまでのやり方に固執しているばかりでは、業務効率の低下や従業員の離脱をまねき、企業力を落とすことにつながりかねません。電子保存を導入することは時代の流れに合わせた変化であり、業務の効率化など企業の成長に欠かせない改革ととらえるべきです。

時流に合わせた変化ととらえ、導入の検討を

電子保存への対応は必ずしもメリットだけとは限らず、クリアしなければいけない要件もあります。ただ法改正に対応するだけでなく、業務の効率化やセキュリティ強化など企業にとっても多くのメリットがあるのも事実です。メリット・デメリットをしっかりと把握して、導入を検討することをおすすめします。

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