経費精算業務の効率化には「システム導入」がおすすめの理由

人員が少ないなか、煩雑な経費精算業務に多忙を極めてはいませんか？　経費精算業務の効率化にはシステムの導入がおすすめです。今回は、そんな忙しい経理の仕事が驚くほど楽になる「経費精算システム」をご紹介します。機能やメリット、おすすめのタイプなどもあわせて解説します。

経費精算システムの基本機能とメリット

経費精算システムとはその名の通り、「経費精算に関する業務を自動化できるシステム」です。搭載されている機能は製品によって異なりますが、一般的な基本機能とメリットをご紹介しましょう。

ルート検索から経費データを作成

パソコンで検索したルートの経費データを自動で作成する機能です。担当者の負担が大幅に軽減できるうえ、手入力によるミスの防止にも繋がります。出張や外出時の交通費精算を楽にしてくれる機能です。

経路検索サービスと連携して適切かどうかをチェック

電車・バス移動などでかかった交通費を精算する際、経路検索サービスとも連携しているため「その経路が適切かどうか」を簡単にチェックできます。

Web上で申請や承認

経費の申請や承認といった業務を、インターネットを通じてWeb上で行う機能です。業務の流れがスムーズになるほか、出張先から申請することもできます。

会計ソフトと連携して仕訳データを生成

経費精算処理が終わった後のデータを会計ソフトと連携し、仕訳データを生成できます。経費の精算だけでなく、会計帳簿関連の作業負担も減らすことが可能です。

あると便利！こんな機能も

製品によっては、ほかにもいろいろな機能を備えています。次は、「あると便利な機能」をご紹介します。

スマホから経費精算

パソコンからだけでなく、スマートフォンからも経費精算を行える機能です。スマホなら持ち運びも便利で使いたいときにすぐ使えます。「後日思い出しながらの精算」ではなく、「経費が発生したその場で精算」を可能にしてくれるでしょう。

口座振り込みのデータ生成

経費の精算後、従業員の口座に振り込むためのデータを生成する機能です。口座への経費振り込みも、経理にとっては大きな負担となる作業のため、この機能を使うことで経理業務をさらに効率化することができます。

蓄積されたデータを分析

経費精算で処理されたデータを保存し、蓄積されたデータを分析する機能です。経費全体の流れを把握できるため、経費が膨らむ原因を特定したり、無駄な経費を発見したりと、経営戦略に生かせます。

おすすめの経費精算システムのタイプとは？

さまざまな製品が存在する経費精算システムは、どれを選べばよいのか迷ってしまいます。経費精算システムは、いくつかのタイプに分類できるため、おすすめのタイプをご紹介します。

クラウドタイプ

経費精算システムは一般的に、クラウドを通じてシステムを使用する「クラウド型」と、自社のサーバへソフトをインストールして使用する「オンプレミス型」が存在します。それぞれにメリットとデメリットがあるため、どちらがよいかは企業の事情によるでしょう。
どちらにするか迷う場合は、コストやメンテナンス性、インターネットからのアクセスなどの面から、「クラウド型」がおすすめです。