法人カードで経費精算は楽になる?メリット・デメリットから管理方法まで徹底解説!

法人カードで経費精算は楽になる?メリット・デメリットから管理方法まで徹底解説!

リモートワークが進む中、現金での経費精算をなるべく減らしていきたいと考えている企業も多いのではないでしょうか。その解決策の1つとして、立て替え払い・仮払いの精算を減らすことができる「法人カード」の導入がおすすめです。法人カードの具体的な活用方法・メリットから、クレジットカードならではのリスクや管理方法まで、徹底的に解説します。

法人カードとは?

「法人カード」とは、カード会社が法人に対して発行するクレジットカード全般を指す言葉です。カード会社側で、大企業向けが「コーポレートカード」、中小企業向けが「ビジネスカード」と分けている場合が多く、企業規模によって申し込みできる法人カードは異なります。個人事業主でも申し込み可能な法人カードもあります。

基本的には法人口座からの引き落とし

「法人カード」は、法人を対象として発行審査が行われ、支払いも基本的には法人口座からの引き落としです。主に経費精算の用途で使われています。

一部の法人カードでは、利用額の支払いに従業員の個人口座を設定するものもありますが、この場合は会社の経費精算には使われません。申し込みや年会費の支払いのみを会社が行い、あとは個人向けのクレジットカードとほぼ同じ用途で使われます。従業員は、年会費がかからずにクレジットカードとその付帯サービスを利用できるので、会社の福利厚生の一環として提供されています。

法人カードのメリット

「社員カード」で経費精算がラクになる

個人向けクレジットカードの場合、家族1人1人に「家族カード」を作ることができますが、法人カードの場合は、社員1人1人に渡す「社員カード」を発行することができます。それぞれの社員が「社員カード」を使って経費を精算すれば、現金での立て替え・仮払い精算や、領収書管理などの面倒な業務がなくなります。

また、カードの明細データを経理ソフトに直接流し込めば、計上漏れもなくなり、経費を一括で管理することが可能になります。もちろん、カード会社への支払いは1つの法人口座にまとまっているので、月末に銀行をいくつも回ったりする必要もありません。

出張時の宿泊・交通などをインターネットで手配する場合は、「社員カード」を使ったクレジット決済がとても便利です。従業員個人のクレジットカードを使ってしまうと、プライベートの支払いと経費の区別がつきにくく、精算の手間もかかってしまいます。「社員カード」を使えば経費をはっきりと分けることができ、立て替え払いの経費精算も発生しません。

クレジットカードと自動連携できる経費精算システム「経費BankⅡ」

キャッシュフローに時間的な猶予が生まれる

法人カードは、キャッシュフローにも良い影響を与えます。クレジットカードには「締め日」と「支払日」があり、締め日までに利用したものを支払日に一括して払うというシステムになっていますが、それは個人向けのカードも法人向けのカードも変わりません。経費を法人カードで精算すると、実際に経費を使った日よりも後に支払いをするという形になります。利用と支払いの間に猶予ができることにより、法人名義の銀行口座に残る金額が増えるので、キャッシュフローが安定します。

また、光熱費や通信費などの支払いを銀行引き落としに設定していると、それぞれバラバラのタイミングで引き落としがかかるため、そのたびにキャッシュフローを管理しなければなりません。そういった費用もすべて法人カードで支払うように設定すれば、ほかの経費と同じタイミングで一括して支払いができ、分かりやすくなります。

法人カードでも付帯サービスが使える・ポイントが貯められる

クレジットカードには保険や優待といったさまざまな付帯サービスがありますが、もちろん法人カードにもついています。法人カードの場合、ビジネスに便利なサービスが提供されているケースが多く見られます。例えば、出張時に空港のラウンジを利用して作業ができたり、出張先でけがをしても旅行傷害保険が使えたりするなど、大変便利です。

個人向けカードと同様に、ポイントやマイルがつく法人カードもあります。個々の利用額は少なくても、さまざまな社員が利用した「経費の総額」に対してポイントやマイルが加算されるため、使えば使うほど毎月のメリットは大きくなります。溜まったポイントやマイルを活用することで、経費削減にもつながるかもしれません。

ただし、ポイントやマイルの制度がない法人カードもありますので、カードの申し込みをする前に付帯サービスの内容をよく確認してみましょう。

法人カードのデメリット

年会費がかかる

個人向けクレジットカードには年会費無料のものがありますが、法人カードは年会費がかかるものがほとんどです。しかし、経費精算の手間が省けることや、付帯サービス、ポイントやマイルなどをトータルで考慮すると、年会費以上のメリットが得られるかもしれません。

法人カードの年会費は、カード会社やカードの種類によって年会費が大きく異なります。年に1,000~2,000円ほどで使えるものから、中には年会費だけで10万円以上かかるものまであります。そのため、「付帯サービス」「ポイントやマイルの還元率」なども含めて総合的に考え、自社に合った法人カードを選ぶことが重要です。

分割払いやリボ払いに対応していないケースがある

従来の法人カードは1回払い専用のものがほとんどでしたが、最近はリボ払いや分割払いに対応した法人カードも出てきています。法人カードでリボ払い・分割払いを行いたい場合は、対応しているかどうかを申し込み時に確認しましょう。

経費のムダ遣いなどのリスクがある

複数の従業員に「社員カード」を発行した場合、クレジットカードならではのリスクやトラブルも考えられます。

  • 法人カードの紛失
  • 経費のムダ遣い・使い過ぎ
  • 私物の購入などの不正利用・使途がわからない利用 …など

カードの紛失を防ぐことはなかなか難しいですが、経費のムダ遣いや用途外の利用については、次項でご紹介する「法人カード管理システム」を活用することでリスクを低減できます。

法人カードの管理システムで不正利用を防止

法人カードの利用にあたって心配になるのが、経費のムダ遣いや不正利用です。カード決済は非常に手軽なので、中には私物の購入などに悪用されるケースも。そのようなリスクを減らすためには、「法人カード管理システム」の利用がおすすめです。

法人カードの利用条件をコントロール「Business Pay Control」

使う日時や場所を制限できる

法人カードのほとんどは利用金額の上限設定が可能ですが、「法人カード管理システム」を利用すると、利用日時や利用エリアまで細かく制限することができます。あらかじめ承認されている利用ケースに限定して法人カードを有効化でき、目的外の利用が発生した場合はアラートで通知してくれるため、経費のムダ遣いや不正利用の防止に役立ちます。

リアルタイムで利用条件をコントロール

クラウド型のカード管理システムなら、法人カードの利用条件をリアルタイムで制御可能です。管理者の承認が得られれば、Webブラウザ上で簡単に設定を変更でき、出張先での急な支払いにも対応することができます。

経費精算システムとの連携も可能

法人カード管理システムと経費精算システムを連携することで、カード利用から経費の精算・仕訳までを一元管理することができ、会計上のズレや計上漏れなどを防ぎます。

法人カードの活用は経理業務の効率化につながる

近年、経理や総務などのバックオフィス業務でも、テレワーク・在宅勤務を実施するケースが増えています。法人カードの導入は、現金での経費精算や領収書の管理を減らすことできるため、経理部門のテレワーク推進にも役立つと言えるでしょう。

不正利用を防ぐ「法人カード管理システム」や、カードの利用明細と自動連携できる「経費精算システム」を利用すれば、いつ・どこで・何に・いくら経費を使ったのかを管理しやすくなります。法人カードと関連サービスをうまく活用し、経理業務の負担を軽減していきましょう。

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法人カードと連携できる経費精算システム

経費精算システム「経費BankⅡイメージ画像

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BankⅡ」は、クレジットカードの利用明細を自動で読み込むことができる、クラウド型の経費精算システムです。

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