業務を「見える化」する5つのメリットとは?作業効率を劇的に改善する3つの方法を紹介

いまや働き方改革は企業の最優先事項のひとつです。2019年4月1日に施行された働き方改革関連法案では、時間外労働の上限規制が導入されるなど、企業は生産性向上のための変革を迫られています。人材不足が深刻化するなか、この生産性向上に必要となるのが業務の「見える化」です。ここで言う「見える化」とは、ある種の指標・数値などを用いて現状を可視化していくという意味となります。
今回は、この業務の「見える化」のメリットや、「見える化」で業務の作業効率を改善する方法についてご紹介します。

業務を「見える化」する5つのメリット

業務の「見える化」は、生産性向上につながる多くのメリットを職場にもたらしてくれます。そのメリットを5つ見ていきましょう。

1. 自発的な業務改善が行われやすくなる

業務を「見える化」することにより、今まで気が付かなかった無駄な業務がわかりやすく提示されるため、自発的に業務改善を行う従業員が増加します。

2. 不合理なルールの見直しと無駄な業務の削減

業務を「見える化」していく過程で今まで意識されていなかった不合理なルールが見直されるため、より無駄を省いた業務プロセスの構築ができます。

3. 数値化したデータを分析することでコスト削減などの効果が見込める

業務において数値化したデータを分析・活用することにより、「コストの削減」「売上向上」「付加価値向上」「顧客満足度向上」などの効果が見込めます。平成26年度に総務省が行った調査によれば、データの利用によって、「コスト削減」の効果を感じたという回答が61.2%に上っています。[注1]

[注1] 総務省:企業向けアンケート調査による分析
http://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/whitepaper/ja/h26/html/nc131330.html

4. 属人化を回避でき引継ぎなどもしやすくなる

属人化されている部分が大幅に減少します。また、やむを得ず属人化されている仕事も、誰がどういう業務を担っているのか可視化されるので、責任や問題の所在も明確化し、引継ぎなどもしやすくなります。

5. 数値や指標を用いるため問題の把握が容易にできる

数値や指標を用いるためデータの分析がしやすく、問題の所在やその質を簡単に把握することができます。また、指標を用いることで、改善・悪化の判断もしやすくなります。

エン・ジャパンが派遣社員を対象に2015年に行った調査によると、「自分の仕事はもっと効率化できる」との質問に「できると思う」と回答した人が66%に達しています。仕事の効率化につながる取り組みには、「業務指示の明確化」「情報共有」を挙げる人が共に54%で最も多く、効率的に仕事ができない理由は何かという質問には「会社の体質」(50%)や「そもそもの業務フローの問題」(38%)などが挙がっています。[注2] 

「業務指示の明確化」や「情報共有」、「業務フローの問題」はまさに「見える化」によって改善が期待できる分野です。「見える化」が業務効率化の強力な武器になることは間違いありません。

[注2]エン・ジャパン:派遣社員の7割は、仕事の効率化ができると回答。
ポイントは「業務指示の明確化」と「情報共有」。―『エン派遣のお仕事情報』ユーザーアンケート集計結果―
https://corp.en-japan.com/newsrelease/2015/3056.html

「見える化」で作業効率を改善する3つの方法

業務を「見える化」した上で作業効率を改善する方法として、以下のような3つの方法が挙げられます。

1. マニュアルを作成し改善点が見つかれば改訂していく

作業を「見える化」しつつ、作業効率を改善する方法としては、マニュアルを作成する方法があります。これまで個人の勘などに頼って属人化していた業務をマニュアル化することで、作業に初めて着手する人が作業を覚えやすくなります。また、改善点が見つかったら、マニュアルを改訂していけばよいので、個人の学びを組織の学びに還元することが可能です。

2. 人材の能力と適性を把握し適材適所の配置転換を行う

各種指標や売上などの分析により、自社の人材の能力と適性を把握できるので、適材適所の人事が可能となります。もちろん、本人の希望なども考慮しなければなりません。しかし、苦手分野への配置となっても、業務が「見える化」されていれば、足りない能力などがすぐにわかるため、適切な研修教育の実施も可能です。また、仕事量などから社員の「ムリ」も把握できるため、業務パフォーマンスの維持につながります。

3. RPAを導入し定型作業やバックオフィス業務を自動化する

業務が「見える化」されている場合、RPA(Robotic Process Automation)による定型作業やバックオフィス業務の自動化も容易です。専門知識を持った人材の配置も重要となりますが、人材をより重要度の高い仕事に配置できるので組織全体の生産性が向上していきます。

ツールを活用してできるところから業務を「見える化」していこう

社内業務の見える化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。