テレワーク導入で業務効率が格段に上がる!テレワーク導入の4つのポイント

働き方の多様化が進むなか、更なる活用が期待されているのが「テレワーク」です。テレワークを導入することで、労働者はフレキシブルに働くことができ、企業にとっても業務の効率化やコスト削減がもたらされるなどのメリットがあります。しかし、テレワークは導入の仕方を間違えると上手く機能しません。そこで今回は、テレワークの概要やメリット、導入のポイントをご紹介します。

テレワークとは

最初にテレワークの概要を見てきましょう。「テレワーク・デイズ」などを実施する総務省は、テレワークを次のように説明しています。

“テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用し、時間や場所を有効に活用できる柔軟な働き方です。”

引用元:総務省「テレワークの意義・効果」
http://www.soumu.go.jp/main_sosiki/joho_tsusin/telework/18028_01.html

テレワークとはこの説明のとおり、オフィスから離れた自宅やサテライトオフィスで仕事を行うことです。ICTを利用することで、場所や時間にとらわれずに働くことができ、家で働く「在宅勤務」、出先や移動中など場所を問わない「モバイルワーク」、シェアオフィスなどで働く「施設利用」などの勤務形態があります。

育児や介護など、家庭の様々な事情を抱えている人はもちろん、仕事内容によっては管理部門や営業などにも推奨される働き方です。

導入可能な環境が整い始めていることや人材不足により注目が集まるテレワーク

テレワークが注目されるひとつの理由としては、クラウドやグループウェアが普及し、多くの人が利用している現在、オフィスにいなくとも仕事の情報を共有しやすい環境が整い始めていることがあります。

また、人材不足が顕著になっていることもあり、時短勤務やテレワークといった多様な働き方を認め、労働力を確保する方向に多くの企業が舵を切っている現実があるのです。テレワークはこのような社会的な変化のなかで働き方のひとつとして推進されています。

テレワークのメリットは労働力の確保と業務効率の向上

テレワークを導入すると、企業と従業員の双方にメリットがあります。

企業は多様な働き方を認めることによって、スポットでしか入れない有能な人材を有効活用できます。そのため、働き方改革の推進と人材不足による採用困難のジレンマに悩む現在にあって、労働力の確保が容易になります。

従業員側についても、例えば、在宅勤務を行うことにより、無駄な通勤時間を省いて効率よく仕事ができます。また、介護や育児などで離職する必要がなくなり、安心感を持って生活できます。

このように、テレワークを実施すれば、企業が従業員ひとりひとりの事情に配慮できるようになります。このような取り組みによって、企業は従業員のエンゲージメントを高め、離職率の低下や企業のブランディングなどに結び付けていくことができるでしょう。

その他、遠隔地での雇用の創出や通勤コストなどの削減も可能となります。

テレワーク導入の4つのポイント

企業と従業員双方にメリットをもたらすテレワークですが、導入すればすぐにバラ色の未来がやってくるわけではありません。テレワークを機能させ、労働力を確保したり、業務効率をアップさせたりするためには、以下4つのポイントを押さえることが重要です。

1. コミュニケーションの設計を入念に行う

テレワークをうまく機能させるには、コミュニケーションの設計を入念に行うことが重要です。

レノボ・ジャパンが2018年に実施した調査によると、実際にテレワークを導入している企業は10.1%に留まっています。テレワークが活用されない原因のトップは「業務でのコミュニケーション量が減る」(52.8%)というもの。[注1]

コミュニケーションについては、グループウェアや遠隔管理システムの導入で徐々に変わりつつありますが、ワークしていないと呼び出しが増えるなど、業務効率が悪化する可能性があります。

[注1] レノボニュースルーム:テレワークの制度及びシステムの利用に関する実態調査。 テレワーク活用者の「遠慮と気遣い」、オンライン会議システムに感じる不満とは? 働き方改革、次の一手は会議改革?
https://www.lenovo.com/jp/ja/news/article/2019-02-12

2. タイムマネジメント制度を導入する

テレワーカーは仕事とプライベートの区別がつきにくく、働きすぎてしまうこともあります。働きすぎでは業務効率も落ちてしまうため、防がなければなりません。そこで、テレワーカーが働きすぎないように適切なタイムマネジメントが必要になります。

3. テレワークで行う仕事を明確化する

テレワークを行うときに重要なのは、テレワークで行う仕事を明確化させておくことです。明確化されていれば、テレワーカーが仕事の達成度を自己管理できるため、業務効率化につながります。

4. テレワークに向いたタスクを割り振る

テレワークに向いているのは「どこにいても作業効率が変わらない」「個人作業の割合が高い」「成果物が明確」といった要素を持つ業務です。これらの特徴とは大きく性質が異なる業務を割り振ると、業務効率を押し下げる結果となる可能性もあるので十分に注意してください。

ポイントを押さえてテレワークを導入しよう

今回は、テレワークの概要やメリット、導入のポイントなどを見てきました。やり方を間違えてしまうと逆に業務効率が下がってしまうこともあるので、導入にあたっては、「コミュニケーションの設計を入念に行う」「タイムマネジメント制度を導入する」「テレワークで行う仕事を明確化する」「テレワークに向いたタスクを割り振る」の4点に注意してみてください。

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