請求書は電子化したほうが効率的?電子化するメリットとデメリット

請求書を顧客ごとに手作業で作成し、郵送するという作業。これは現在多くの企業で行われている方法ですが、手間と時間がかかるうえに、人的ミスも発生しやすいでしょう。そのような現場で「なんとか請求書関連の業務を効率化できないものか……」と感じている方におすすめしたいのが「請求書の電子化」です。請求書は電子化することにより、迅速かつ簡単に作成と送付が可能となります。今回は、業務効率化を進める企業が知っておきたい「請求書の電子化」について解説します。

請求書の電子化とは?

請求書の電子化とは、紙ベースではなく「文書データ」として請求書を発行すること。WordファイルやExcelファイル、PDFファイルなどで請求書が作られるイメージです。そのデータを何らかの方法で請求先に送ることで、紙ベースの請求書を送ることと同じ役割を果たします。

電子化の手法

単純にパソコン上で請求書データを作るだけでも電子化といえます。ただ近年では、データの作成から送信までをシステム上で行うことができるソフトウェアも一般的です。それでは、請求書の電子化手法として代表的な例をご紹介しましょう。

請求書データをメールで送信

システムを利用せず、請求書データをメールに添付して送るという手法です。システムを導入する必要がないというメリットがある一方、どうしても手作業になるため「送り忘れ」や「金額間違い」など人的ミスが発生しやすいのがデメリットです。

システムを利用して自動送信

システムを使えば請求書の発行や送信などの作業が自動で行えるため、人的ミスをかなり減らすことができます。また、決済データとつながっているシステムなら、取引の内容から自動で請求書を発行して送信することも可能です。

システムに請求先がアクセスしてデータを取得

請求書データを送信するのではなく、請求先に専用サーバへアクセスしてもらい、そこからデータをダウンロードしてもらうという方法もあります。誤送信がなく、メール容量が軽くなるのがメリットです。

細かく分ければさまざまな手法が存在

システムは自社で構築したもの以外にも、クラウドサービスを利用する方法もあります。また、請求書関連の業務をアウトソーシングするという手法もあるため、細かく分ければたくさんの電子化の手法が存在するといえます。

電子化のメリット

次は、請求書を電子化することによるメリットについてご紹介しましょう。得られるメリットとしては以下のようなものが挙げられます。

業務効率化

電子化をするのとしないのとでは、業務にかかる時間が段違いです。紙ベースの請求書では、たとえ入力作業が不要だとしても、印刷して郵送する必要があります。請求書を作成し、請求先に届くまでには数日かかるはずです。一方、電子化された請求書の場合、インターネットを介して送信すれば、ものの数秒で届きます。請求書に限らず業務で取り扱う書類の電子化には、大幅な業務効率化が期待できます。

コスト削減

紙を印刷する場合、紙やインクが必要となります。システムが自動で請求書データを生成し、業務効率がアップすれば人件費も削減できます。

人的ミスの減少

請求書の作成や送付に「人間の手」が使われている場合、人的ミスはつきものです。システムを使った電子化では、請求書の書き間違いや入力ミス、送信忘れといった人的ミスを限りなく減らせるのがメリットです。ミスの発生は企業の信用問題にもつながりますから、人的ミスを減少させることで信用低下を防止できます。

電子化のデメリット

請求書の電子化には大きなメリットがありますが、もちろんデメリットも存在します。次は、デメリットについてご紹介しましょう。

ネット環境が必要

電子化はデータを扱うため、パソコンやインターネットなどの設備が必須です。電子化をする前に、取引先にもネット環境が整っているか確認する必要があります。

請求先との調整

ネット環境が整っていても、請求先との調整は不可欠です。具体的には、請求先にメールアドレスの取得をしてもらったり、こちらから利用するシステムについて説明をしたりなどが必要になります。

情報漏えい

インターネットを利用している場合、無視できないのが情報漏えいの問題です。社内のセキュリティを万全にし、社員への注意喚起を行うなど、情報漏えいのリスクを可能な限り減らしましょう。

請求書は電子化がおすすめ!

携帯電話やクレジットカードなどで「ウェブ上で閲覧するタイプの請求書」を見たことがある方も多いでしょう。インターネットの普及やe—文書法の改正などの影響もあり、「請求書の電子化」は徐々に浸透してきています。しかしながら、多くの企業ではまだまだ紙ベースの請求書を採用しているのも事実です。「請求書の作成や郵送に時間がかかる」「ミスが多く、フォローや問い合わせ対応を減らしたい」など、請求書関連の業務にお悩みの企業は、ぜひ電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。