書類の保管期間はいつまで?会社が扱う経理書類の保存について

会社が取り扱う書類は多種多様です。ごちゃごちゃしがちな書類は、不要になればいち早く処分したいところ。しかし、書類によっては法律で「保存義務」が定められているものもあるので注意しなければなりません。今回は、会社が扱う経理書類の保存方法や保存期間などについて解説します。

書類の「保存」とは?「保管」との違い

書類には、以下のようなライフサイクルがあります。

  1. 発生
  2. 処理
  3. 保管
  4. 保存
  5. 廃棄

「発生」は書類の作成や入手のこと、「処理」はその書類を実際に使用する段階を意味します。3の「保管」と4の「保存」は一見すると同じように見えますが、両者の違いは「書類がすぐに取り出せる状態かどうか」です。保管は「すぐに取り出せる状態」、保存は「すぐに取り出せない状態」を指します。イメージとしては、保管がデスクの引き出しにしまっている状態、保存は会社の倉庫へしまっている状態です。

なぜ保存する必要があるか

役目を終え、不要になった書類は基本的にそのまま廃棄されます。ただ、企業が扱う書類には、保存しなければならないものが多いのです。それらは、なぜ保存する必要があるのかというと、法律により保存期間が定められているからです。

電子データでの保存が認められている

書類の保存というと、ダンボール箱に詰めた書類を倉庫の奥へしまうなどといったイメージですが、実はこのような方法以外にも保存方法があります。それが、「電子データでの保存」です。近年ではコンピュータの普及にともない、作成の段階から電子データであることが多くなりました。また、紙ベースの書類では保管スペースが必要になり、管理には費用がかかります。そのため、業務効率化やコスト削減の観点から、電子データでの保存も法律で認められるようになりました。

保存義務のある経理書類

企業が扱う書類はさまざまですが、会計や経理などお金が関係する書類のほとんどは保存義務が定められています。ただし、書類の種類によって保存期間が異なることに注意してください。企業が扱う保存義務のある経理書類の例は以下の通りです。また、「保存期間をカウントする日」である「起算日」についてもご紹介します。

  • 計算書類:保存期間「10年」、起算日は「作成日」
  • 会計帳簿:保存期間「10年」、起算日は帳簿の「閉鎖日」
  • 決算関連書類:保存期間「7年」、起算日は作成日
  • 取引関連の帳簿や書類:保存期間「7年」、起算日は帳簿なら「帳簿閉鎖日」、書類なら「作成日」や「受領日」
  • 給与所得者の申告書:保存期間「7年」、起算日は「法定申告期限」
  • 監査報告書:保存期間「5年」、起算日は「定時株主総会の1週間前(取締役会があれば2週間前)」

書類ごとに確認を

これらはあくまで一部であり、書類ごとに保存期間と起算日の確認が必要です。もちろん経理に関係しない業務でも多数の書類を扱いますし、保存期間が2年のものもあれば、永久保存が必要なものまであります。

保存期間が定められていない書類については

企業が扱う書類のなかには「法律で保存義務が定められていない書類」もあります。そういった書類については、会社内で統一しておかないと、「うっかり廃棄してしまった」ということになりかねません。社内で取り扱い方法がバラバラにならないようルールを決めておく必要があるといえます。トラブルを発生させないためにも、法律で規定されている書類も含めて、書類の扱い方をしっかり社内で取り決めておきましょう。

書類の取り扱いは慎重に

不要になったからといって書類をいい加減に取り扱っていると、いざ監査が入ったときに提示できない可能性があります。場合によっては法律違反で会社に罰則が科せられてしまうかもしれません。不用意なミスで会社の信用を失墜させないためにも、書類の取り扱いは事前にしっかり確認し、十分注意しておきましょう。

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