ワークフローシステムを導入するステップと選ぶポイント

現代は情報化社会といわれていますが、まだまだ紙の書類を使った業務を行っている企業は多いもの。しかし、「決裁に時間がかかり業務がうまく回らない」「書類が多すぎて整理整頓が大変」など、非効率に感じている方も多いでしょう。業務を効率的に進めるために有効な手段が「システム化」です。今回は、「稟議」や「決裁」といった業務をシステム化する「ワークフローシステム」についてご紹介します。

ワークフローとワークフローシステム

ワークフローとは「業務の流れ」のこと、またはそれを図式化したもの。ワークフローシステムは、ワークフローをコンピュータによって効率化したシステムを指します。具体的には「稟議システム」や「電子決裁システム」などがあり、導入すれば業務スピードのアップ、コスト削減、ペーパーレス化など多くのメリットが得られるでしょう。

ワークフローシステム導入のステップ

それでは、そのワークフローシステムを導入するまでのステップをご紹介しましょう。

1.現状の調査と分析

まずは現状を把握しなければ始まりません。どの業務がネックとなっているのか、システム化を行っても問題ないかなど実態の確認が必要です。業務に費やされている時間をチェックしたり、担当者にヒアリングしたりしなければならないでしょう。また、稟議規程や権限規程といった社内ルールについても調査しておく必要があります。しっかりと調査を行ったのち、システム導入のシミュレーションで「本当に効率化が可能か」「どれくらいのコストが削減できるか」などを分析してください。

2.システム化したい業務の選定

ワークフローシステムは、承認以外にも勤怠管理や購買管理、経費精算などさまざまな業務に対応しています。現状の調査によって問題のある業務がいくつか把握できるはずです。調査結果をもとに「システム化する業務」を選定してください。

3.業務方法の見直し

問題のある業務をそのままシステム化すれば解決するとは限りません。システムにも機能制限があるため、どのような業務にも対応できるわけではないからです。したがって、システム化の前に業務方法を見直し、場合によっては「承認者を少なくする」というようなアナログの改善が必要になるでしょう。無駄な業務を省いてスリム化するわけです。

4.システムの選定

ワークフローシステムもいくつかあり、それぞれに特徴や機能の違いがあります。選び方についてはのちほど詳しく解説します。

5.試験導入

本格導入前に試験的に導入してみるのがおすすめです。実際に導入してみることで見える問題もあり、使い勝手が分かります。システムの選定でいくつか候補が挙がっているのであれば、すべて試してみてから決めても良いでしょう。

ワークフローシステムを選ぶときのポイント

数あるワークフローシステムのなかから良さそうな製品を選ぶのは大変です。次は、どのようなポイントに気をつけながら選べば良いか解説します。

使いやすさ

基本的にはどの製品も使いやすく設計されていますが、感覚的・直感的に操作できるかという点は重要です。特にシステムの操作になじみのない社員が多い企業は、使いやすさが選ぶポイントとなるでしょう。実際に使用する社員に確認しておきたいところです。

メンテナンス性

ユーザー側にとっては、メンテナンス頻度が低いほうが便利です。こちらはオンプレミス型かクラウド型かでも変わってくるため、メンテナンス性を重視するならクラウド型がおすすめです。

自社の業務との相性

承認、勤怠、購買などはどの企業でも存在しますが、細かい方法はそれぞれ異なります。そのため、現在の業務をシステムに置き換えることは可能かどうかが重要なポイントです。特に、あまり一般的ではない独自の業務フローがある企業は注意しておく必要があるでしょう。

別のシステムとの連携

ワークフローシステムが社内で使われている他のシステムと連携できるかどうかも、選ぶ際のポイントとなります。すでに勤怠システムや経費精算システムなど別のシステムを導入している場合、または導入予定の場合は、こちらも念頭に置いてください。

導入で失敗しないためにしっかりと準備を

あまり精査せずにシステムを導入した結果、「決裁ルートが設定できなかった」「基幹業務システムと連携できなかった」など、失敗する事例も少なくありません。ワークフローシステムの導入で失敗しないためにも、自社の状況やシステムの特性などをしっかりと把握しておく必要があるでしょう。うまく導入できれば、きっと業務の効率化が図れるはずです。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。