バックオフィス業務の効率化が可能なBPOとは?

バックオフィス業務のアウトソーシング手法として近年注目を集めている「BPO」。言葉自体は聞いたことがあっても、実際はどのような手法なのか、これまでのアウトソーシングとどう違うのかを知らないという方も多いでしょう。今回はそんなBPOについて、メリットやデメリット、対象となる業務などを解説します。

BPOとは?

BPOは「ビジネスプロセスアウトソーシング」の略で、アウトソーシング手法のひとつといえますが、少し範囲が異なります。BPOは、「ビジネスプロセス」とあるように業務プロセス全体のアウトソーシングになります。

これまでのアウトソーシングとの違い

これまでのアウトソーシングでは基本的に「単体の業務」に用いられるのに対し、BPOはより大きな「業務プロセス単位」で用いられます。そのため、「利用目的」が異なります。
一般的なアウトソーシングを利用する目的は、「急激な業務拡大で人手が足りない」「突然退職する人が出た」など、「一時的な人手不足」を解消するためであることが多いといえます。一方、BPOは「限られた人材を有効活用するため」「高品質なサービスを低コストで提供するため」といった目的で利用されます。つまり、BPOは人手不足のためというよりも「業務効率化」のために用いられるといえます。

BPOのメリット

それでは、BPOのことをより詳しく知るために、まずBPOのメリットについて解説します。

業務品質の向上

どのような業務でも、業務のノウハウがあるのとそうでないのとでは、業務品質に差が出ます。BPOを扱う業者は、いわばその道の専門家です。そのためBPOを用いることにより、「業務品質の向上」が期待できるといえます。

業務効率化

BPOを用いれば新たに人員を増やさなくて済むうえ、専門知識を持たない者を一から教育するよりずっと効率的です。委託元も委託先も、それぞれがコア業務に専念することで業務の効率化を図ります。

経営資源の有効活用

仕事には、コア業務以外ではない、さまざまな業務が発生しますが、「細かい作業が多すぎて本来のコア業務に集中できない」といった状況がよく起こります。ノンコア業務にBPOを利用すれば、経営資源を有効活用することが可能です。

BPOのデメリット

続いて、BPOのデメリットを解説します。

デメリットとして挙げられることは、BPOは「業務プロセス」という大きな単位でアウトソーシングを行うため、「解約や変更が難しい」と考えてください。「一時的に発生する業務」や、「ひんぱんに業務内容が変わる業務」はBPOに向いていません。社内に業務のノウハウが蓄積できなかったり、情報が流出してしまったりするリスクもあります。

BPOの対象業務

BPOの対象となる業務には何があるのでしょうか。次に解説します。

電話対応業務(コールセンター)

コールセンターは、BPOとしてはとてもイメージしやすい例でしょう。大手企業では、顧客からの問い合わせ窓口としてコールセンターを利用しているところが多いのはご存知のことでしょう。電話対応業務にアウトソーシングを用いることにより、会社に直接問い合わせの電話がかかってくることが少なくなり、社員は本来の業務に専念することが可能です。BPOであれば、電話対応だけでなくそれにともなうデータ入力と管理、書類の発送など、電話対応業務に付随する一連の業務を委託することができます。

経理関連業務

企業の経理に関連する業務もBPOが便利です。業務の性質上、数字を扱うのが得意であるだけでなく、法律の知識も必要になります。特に経理では関連する法律の改正が頻繁に行われるため、そのたびに新しい知識を習得しなければなりません。このような業務にBPOを利用することにより、コスト削減や人的ミスの防止だけでなくコスト削減も可能となります。

ネットワーク関連業務

情報化社会の進展にともない、デジタル機器やインターネットサービスの導入は企業にとって不可欠となっています。ただし、これらの運用は専門知識が必要なのも事実です。またネットワークの利用は、サイバー攻撃による情報漏えいのリスクもあります。このような業務は、BPOを利用し、専門知識を持つプロフェッショナルに任せたほうが安心でしょう。

BPO活用で業務効率化

BPOは上手に利用すれば、とてもメリットの多い手法です。BPOの特徴をしっかり踏まえたうえで、社内にBPOが使えそうな業務がないかを検討してみてください。

おすすめの業務効率化ツール

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