企業が考えるべき書類管理の種類とその方法

日常の業務では、さまざまな書類が使用されます。そして、その書類を管理するのも大切な業務のひとつです。また、書類はただしまっておけばいいわけではなく、必要なときにすぐ取り出せなければなりません。
「書類を探しているだけで数十分かかってしまった」ということにならないためにも、書類を保管する方法が重要です。
今回は、書類管理にはどのような方法が存在するのかをご紹介します。

ファイリングの種類

まずは、書類の分類方法である「ファイリング」について解説しましょう。
ファイリングとは、簡単にいうと書類を分類・整理して保管する方法のことです。ファイリングには分類方法の違いでいくつか種類があり、「ファイリングシステム」と呼ばれます。

バーチカルファイリング

書類をフォルダに挟み込み、そのフォルダを並べて保管する方法です。通常はキャビネットの引き出しにフォルダを垂直(バーチカル)に収納します。書類に穴をあける必要がなく、スペースに無駄がないのがメリットです。一方、書類を紛失しやすく、目線より高い位置には収納できないというデメリットがあります。

簿冊式ファイリング

書類に2つ穴をあけ、分厚いバインダーにとじて保管する方法です。バインダーの背表紙が見やすいため、きっちり分類していれば書類を紛失しにくく、順番も狂いにくいのがメリットです。ただし、穴をあける作業には手間がかかり、とじる書類が少量でもバインダー1つ分のスペースが必要です。

ボックスファイリング

書類を挟んだフォルダを、ファイルボックスに保存する方法です。フォルダに加えてファイルボックスが必要になるものの、目線より高い位置にも収納可能で見出しを付ければ探しやすくなります。バーチカルファイリングよりスペースが必要ですが、検索性を高めた方式です。

書類電子化の方法

書類はファイリング以外にも電子化して保存する方法があります。書類の電子化とは、書類をデータとして保存することです。そうすることで保管スペースを確保する必要がなくなるほか、探しやすく劣化しないなどたくさんのメリットがあります。

企業は保存書類をデータに置き換えることができる

企業として保存義務のある書類のほとんどは、電子化することで原本を廃棄できます。それを定めたのが「e-文書法」と呼ばれる法律です。

電子化の方法

書類はスキャナーで読み込めば簡単に電子化することが可能になります。PDF形式での保存が一般的です。ただし、大きさや形の異なる書類を大量に抱えている場合は、どうしても読み込み作業に時間がかかってしまいます。
そんなときは、書類の電子化を業者へ依頼することも検討してみてください。

保管庫は自社or他社

次は、書類の保存場所である「保管庫」について解説します。紙の書類の場合は、基本的に自社内で保管することになるでしょう。一方、データの場合は保管場所の選択肢が自社内だけではありません。むしろ他社へ保管した方がいいケースもあります。

自社管理

文書データを自社内のサーバーやメディアで保管しておくのもひとつの方法でしょう。保管コストを抑えることができ、取り出したいときに取り出せます。ただし、外部のネットワークに繋がっている場合は不正アクセスによる情報漏えいのリスクがあることに注意してください。
また、ネットワークに繋がっていなくても災害により消失するリスクもゼロではありません。

アウトソーシング

社内のセキュリティに不安がある場合、費用はかかりますが信頼できる他社へ依頼するのも手です。ネットワークを通じて閲覧できるクラウドサービスや、必要に応じて閲覧制限をかけるサービスなどもあり、書類の管理が楽になるかもしれません。電子化とあわせて検討してみてください。

企業として書類管理の方法を考えよう

基本的にどのような企業でも、少なからず書類を扱うことになるはずです。その書類管理をおろそかにしていると、本来の業務とは関係のない「無駄な業務」が発生する可能性があります。
ファイリング方法はどうするか、書類は電子化するか、保管庫はどうするかなど、企業としてしっかりと「書類管理の方法」について考える必要があるでしょう。

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