書類の電子化にはどんなメリットがある?電子化の方法とポイント

契約書や領収書など、企業の取り扱う書類は多岐にわたります。会計関連の書類を中心に、法律で数年間の保管が義務付けられているものも多く、すべてを紙媒体で保存するとスペースの確保や管理費などでコストがかさばります。そんなときに考えたいのが、「書類の電子化」です。
書類を電子化するとどのようなメリットがあるのか、電子化するためにはどうすればよいのかをご紹介します。

書類を電子化するメリット

まずは、書類を電子化することで得られるメリットをご紹介します。

コストを削減できる

紙媒体の書類には、用紙代のほか、印刷代や輸送費がかかります。また、保管スペースを確保し、その場所を管理する人材も必要になるでしょう。一方、電子化された書類の場合、用紙代も印刷代も必要ないうえ、輸送費は通信費に含まれます。さらに、保管スペースを確保する必要もなく、管理も比較的簡単です。従って、書類を電子化することにより、コストを大幅に削減することができます。

業務の効率化を図れる

書類の電子化は、業務の流れをスムーズにするということも特徴です。特に、回覧や稟議の際には書類を運ぶ手間と時間が不要になり、出張中でも遠方からアクセスして決裁することも可能です。郵送に何日もかかっていた書類でも、データを送信するだけなら一瞬で届きます。

探しやすい

企業が扱う書類のなかには保管が必要なものも多いですが、一度保管した書類を保管場所から探し出すのはひと苦労です。データ化された書類なら、仮に埋もれてしまっても検索すれば簡単に見つけ出せます。

劣化しない

電子書類は、紙と違って経年劣化するリスクがなく、触って破れる心配もありません。いつまでも見やすいまま残しておけるのも電子書類の特徴です。

紛失しにくい

紙媒体の書類だと、紛失することはよくある話です。大量の書類のなかに紛れ込んでしまうと、どこにいったのかわからなくなります。電子書類の場合、ファイル名や保管場所のルールを決めておけば、こういったリスクを大幅に減らすことが可能です。また、外部にデータを退避させておけば、災害時に消失する心配もありません。

書類を電子化するデメリット

書類の電子化には多くのメリットが存在しますが、デメリットも存在します。次は、書類を電子化することにより発生するデメリットをご紹介しましょう。

業務のやり方が変わってしまう

ペーパーレス化の導入は、少なからず今までのやり方を変えるということになります。現場の担当者にとっては、「今までやってきた方法が通じない」ということもあるでしょう。ペーパーレス化を導入する前に「業務がどう変わるのか」を周知徹底しなければいけません。

見づらくなる

電子化された書類は、パソコンのモニターやタブレット画面を通じて確認することになります。やはり、紙媒体に比べると視認性の低下は避けられません。特に、画面を見るのに慣れていない方にとってはストレスになるでしょう。ペーパーレス化の導入には、現場の理解を得る必要があります。

電子化の方法

それでは、実際に書類を電子化する方法をご紹介しましょう。現存する書類をそのまま電子化する場合は、書類をスキャナーで読み込み、PDF形式で保存するのが一般的です。オフィス用の複合機を使えば、比較的高速で電子化することができます。

業者へ依頼することもできる

書類が大量に存在する場合は、どうしても手間と時間がかかります。そんなときは、業者へ依頼するという手もあります。ただし、業者へ依頼する際は書類の状態に注意してください。
書類の大きさや折り方がバラバラだったり、付箋やクリップが付いていたり、書類が冊子の状態だったりすると、手間がかかるため高額になるケースがあります。

電子化のポイント

次は、書類を電子化する際のポイントについてご紹介しましょう。

「ルール化」で整理整頓

電子化された書類は検索で探し出すこともできますが、毎回検索していては時間の無駄といえます。従って、電子化されていようと整理整頓を心がける必要があるでしょう。特に重要なのは、ファイル名と保管場所です。どのファイルをどのフォルダに保管しておくのか、ファイル名はどうするのかなどを「ルール化」しておきましょう。

社外にバックアップ

ハードディスクに保存されたデータは、ハードディスクが壊れるとすべて消えてしまう恐れがあります。データは簡単にコピーできるため、重要な書類は必ずバックアップをとっておきましょう。その際、災害時に備えて社内ではなく社外に保存しておくと安心です。企業向けにバックアップのクラウドサービスがあるため、それらの利用もおすすめです。

書類の整理にお悩みならぜひ電子化を!

紹介したポイントに気をつけていれば、導入後もスムーズに社内へ浸透していくはずです。書類の電子化にはさまざまなメリットがあるため、導入すればその便利さに驚くことになるでしょう。
膨大な数の書類にお悩みの企業はぜひ電子化を検討してみてはいかがでしょうか。

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