面倒な仕訳入力はこうやって解決しよう!

経理担当者の主な業務のひとつに、日々発生する会社の取引(簿記上の取引)を仕訳して記録する作業があるでしょう。定例業務ではありますが、期末の決算資料作成のためにミスは許されない重要な業務です。

たとえばエクセルなどの表計算ソフト上で帳簿テンプレートを作成し、ほかの部署から提出される経費精算書を精査しながら、各経費項目を適切な勘定科目に置換して手入力する、というような方法を採っている会社は多いのではないでしょうか。

現在では、便利な会計ソフトが複数市販されていますが、従来のやり方を一変させるのはベテラン社員の反発などさまざまな壁があります。とはいえ、会社によっては毎日の処理量は膨大で、かつミスが許されないことを考慮すると、現行の手入力では処理速度・正確性の両面で心配が残ります。そして、何より手入力での仕訳作業は面倒なのです。この面倒で課題の多い仕訳入力を効率化する手段について検討してみましょう。

なぜ仕訳入力は面倒なのか

冒頭で手入力での仕訳作業は面倒だと述べましたが、なぜ面倒に感じるのでしょうか。会社によって仕訳作業の処理量は当然異なりますが、量の多寡に関わらず、ある程度パターン化できる仕訳は必ずあるはずです。

例えば、毎月A社から備品を購入する取引や、営業マンへの出張旅費支払いなどが該当するのではないでしょうか。そういった頭の中ですぐ仕訳できるようなルーチン取引も、わざわざ時間をかけて手入力せざるを得ない環境に、経理担当者はもどかしさと面倒を感じるのです。

また、経費精算書や紙伝票から各経費に適する勘定科目を逐一判断し、「借方」「貸方」へ誤りなく振り分ける作業は、経理のベテラン社員であればたやすく処理できるかもしれません。しかし、人事異動で初めて経理業務に携わる社員は慣れない作業に大抵悪戦苦闘するものです。経理職が営業職などと大きく異なる点は専門性の高さであり、同時に新規参入の難しさに直結します。

経理初心者が早期に仕訳作業に習熟できる環境を作り出すために、面倒な手入力での仕訳作業を極力効率化する必要があります。

仕訳入力をパターン化して効率化を図ろう

では、仕訳入力を効率化するためにはどうすればよいのでしょうか。
まずは、「仕訳入力をパターン化する」ことです。前述の通り、仕訳入力の必要な簿記上の取引は毎日のように発生しますが、ある程度ルーチン化した取引は必ずあります。そういったルーチン取引は予めシステム上に登録しておき、必要時に呼び出すことで手入力の量を大幅にカットできます。もしも、エクセル上で毎日の仕訳作業を行っている場合には、使用頻度の高い勘定科目を事前にプルダウン選択できるよう登録しておく方法が最もコストのかからない業務改善かもしれません。

また、仕訳のパターン化の着眼点は次の4通りが挙げられます。

  • ①取引内容(○○を購入)、
  • ②取引先(□社との……)、
  • ③取引日(第1営業日の……)、
  • ④例外的取引(①~③以外の特別な取引)

以上の4通りです。

①~③の定例取引を事前登録して、経理初心者にそれらの仕訳作業を割り振って経理の基本を学んでもらい、特例取引の④については経理のベテラン社員が担当することで、経理部門全体として業務・人員の効率化を図れるのではないでしょうか。仕訳のパターン化からはじめて適材適所へ業務分担することが経理業務効率化の王道です。

しかし、極力コストをかけずにある程度業務効率化を実現できることは今述べた通りですが、現在複数市販されている便利な会計ソフトを新規導入する手段も見逃せません。仕訳のパターン化はもちろん、紙伝票のスキャナー読み取りからの自動登録といった仕訳の半自動化を実現できるソフトまであります。中長期的な視点でコストと効率化を天秤にかけながら検討する必要があるでしょう。

自社に適した会計ソフトの導入を心がけよう

自社の仕訳作業を効率化する便利な会計ソフトはいくつもありますが、経理担当者のニーズに見合った製品を導入しなければ効果は半減します。経理業務と一口に言っても、普段の売買取引等にかかる入出金管理や、自社ビルやその他不動産所有関連の固定資産管理などと分かれます。

入出金管理と固定資産管理の作業内容は異なるため、それぞれ別々の会計ソフトを導入している会社は少なくありません。しかし、別メーカーのソフト同士では連携も悪く、操作性も異なるため、経理担当者にとっては非効率な体制といえます。ただ単に会計ソフトを導入して処理自動化すれば良いという問題ではないのです。

もし、複数の会計ソフトを導入するのであれば、同一メーカーのソフトに統一すべきであり、また、複数アカウントのログインが可能で、複数の経理担当者が同時に会計処理を行えるような機能があるとなお良いでしょう。

面倒な仕訳入力はパターン化とシステム化の両輪で効率化を

面倒な仕訳入力は、取引のパターン化といった業務上の工夫で効率化することができます。また、自社に適した会計ソフトを導入することによる相乗効果も期待でき、経理部門の業務改善は「パターン化」と「システム化」がキーワードだといえそうです。

会社の規模によって会計処理の業務比重は異なりますが、コストとリターンをよく検討して中長期的に経理業務を効率化していきましょう。

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