領収書の手書き書式から電子化まで。その基本と最新事情は?

自営業やサラリーマンでは出張や備品購入費を立て替えた場合、その精算時に領収書が必要となりますが、多くは切符に付帯されたプリントやレジのレシートを添付していると思います。一方、日付と発行先、発行者の名前、金額まで書き方が指定された手書きの領収書もあります。この使い道と意味はなんなのでしょうか。領収書について一度整理してみましょう。

領収書とは必ず必要なもの?

「領収書」と「領収証」という2つの言葉、日常で何気なく使っていますが、同じ意味なのでしょうか。

領収書とは

「領収書」と「領収証」の違いをご存知ですか? 一般的には「領収書」のほうが耳に馴染みがあるのではないでしょうか。「領収書」は、会計のレジで受け取るレシートや、支払いを要求する請求書でも「代済み」と記入されたもの、名刺の裏にメモしたものでも用途によっては領収の証となり、領収証も含めたこれらの総称を「領収書」とするのが一般的です。
一方、「領収証」とは、支払った金額が確かに受領されたことを証明する書類を意味します。市販の手書きの用紙では「領収証」と記載されているものが多いです。

領収書の役割

経理からは出張精算のたび、詳細に領収書の提出を求められます。多くの方は言われるままに提出してきたと思いますが、そもそも領収書の役割とは何なのでしょう。

  • 相手方は受け取った代金等(売上)の証明
  • 支払い側はその支払い代金等(経費)の証明

もし、商品の購入やサービスを受けても、その支払いの実行について曖昧だと、二重請求や二重支払いが起きてしまいます。ひとつにはそれを避ける実務上の意味合いがあります。

また、「支払った代金等(経費)の証明」の場合は、企業の税額を算出する上で利益額を確定するために、支出のあった金額を細かくチェックする必要があります。そのために領収書が求められることになります。

レシートではだめなの?

購入したという証は、購入商品がレジを通過したことで確かなものになります。コンピューターが料金と日付、時間と発行した店名までを自動的に印字するため、レジのレシートは立派な領収の証になります。

しかし、取引先の接待で飲食店を利用した場合、レシートには店名と日付と飲食した品名程度しか印字されないことが多いでしょう。そのため、もう少し信頼性を高めるために、手書きの領収書を店頭で発行してもらうことケースあります。
領収証の発行先の名前が記載されるため、事実として確実性が高いとみることもあります。

レジから出力されたレシートの注意点は、その印字方式です。感熱タイプのものは日差しに長く触れるなどで用紙の変色や、文字消失の原因となります。水分による変化もあるので、レシートは、早めにファイリングするなどして保管をしておきましょう。金額の大きいものなどはレシートのコピーを保存するか、手書きの領収書を求めると安心です。

手書領収書の意味と書き方の基本

このようなことから、客先から手書きの領収書を要求されることもあります。
そのときに慌てないように、書き方について以下に整理しました。

  • 日付:発行の年月日を日付の枠に記入。
  • 宛先:領収書を受け取る先の個人名、または、正式な社名を記入。誤記や略称では領収書にならないこともあるため、名刺をいただき転記するのが確実。
  • 金額:「\〇〇〇,〇〇〇※」「金〇〇〇,〇〇〇也」のように記号を金額の前後に入れ、「,」を加えて桁を追加できないようにする。
  • 但し書き:購入商品やサービスなど、なるべく具体的に記入。
  • 発行者名:住所や氏名、企業名を表記(記入、印刷、ゴム印など)。

金額の記載の仕方で、「1」は横棒を加えれば「7」に書き換えられることから、「1」を「壱」、「7」を「七」と書く方法が昔から行われてきました。手書きの手形や小切手では必須ですが、領収書では求められることは少ないようです。

注意したい印紙代

領収書の金額が5万円以上になる場合、課税文書に該当し、税法上の印紙税が必要になります。例えば、5万円以上100万円未満では200円の印紙を領収書に貼り、さらに発行者の割り印が必要です。印紙税の負担者は、通常発行する側となるため、領収書の発行を依頼され印紙税が課せられる金額だった場合には注意しましょう。

領収書の保管義務

仕事に関係がある領収書は、経費の支出の証拠であり、また契約上、他社に支払い義務を履行した証にもなります。個人事業主においてもそれは同様で、事業や会社経営をする主体者は、関連する法律に従って領収書を保管する義務を負います。

保管義務の理由

これまで説明したとおり、企業は売上とそれに支払った原材料費や給料が費用として差し引かれ、残った利益に課税されるため、領収書は経費の証として一定期間の保存が義務づけられています。例えば、税の申告漏れなどがあった場合、過去も同じような事例がなかったかさかのぼった調査が必要になるからです。
企業にとってはたとえ鉛筆1本でも経費として計上されます。その購入の際のレシートが必要な理由はそこにあります。

保管方法と期間

税法上、領収書は7年間の保管義務があり、商法上は10年とされています。大切な証のため、社名や日付の間違った手書きの領収書や、印字が不鮮明なレシート等はないようにしなければなりません。いつでもさかのぼって開示できるように、年ごと月ごとに保管しておく必要があります。

領収書を取り巻く、法律などの変化と電子化

ビジネスパーソンなら多くが経験している、レシートや旅券を会社指定の台紙に貼って提出するという方法ですが、企業の日々のビジネス効率化のためにも、電子化された領収書がこれまでのように紙の領収書に代用されることが時代の要請としてあります。

電子化された領収書が許される場合

そこで領収書をスキャニングした画像データでも保存書類として認める法律が「e-文書法(2005年4月:民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律)」として施行され、これまでに何度か改正されました。
スキャニングデータが認められたとはいえ、まだすべての契約書や領収書のスキャンデータに対応したわけではなく、データ改ざんを防ぐ意味で、一定の要件のシステムやスキャナにより真正性を担保されたデータのみが認められている段階です。

今後の方向性として

政府も納税者の利便を考慮し、経費書類のデータでの保管の対象を広げていくことになるでしょう。IT化の時代、その扱いや管理・保管の点で、あくまでも紙による処理を重視するようでは、企業活動にマイナスに働くことになるからです。
しかし、一度にすべてが電子化されるわけではなく、対象やその電子化の要件が時間をかけて確立し、電子化による利便性が得られる方向に進んでいくことになります。
納税者としては、その動きに注意し、電子化が許されるものは自社業務の効率化の点からも、積極的に電子化に対応する姿勢が望まれます。

経費削減や働き方改革へ

領収書そのものの形式や役割は長年変わっておらず、これからも大きく変わることはないでしょう。しかし、インターネット上の取引が増加し、目に見えないサービス商材が増えたり、領収書の電子保存の許容範囲が広がったりすることで、その管理・運用面は変わる可能性があります。
政府が力を入れる働き方改革には、テレワークなどICTを使った職場環境の変革が含まれています。
ワークスタイルが変わったのに、貯まった紙の領収書を週に1度本社に郵送するということでは、仕事と事務のIT化の足並みがそろっていないため、やはり、電子化の必要度は高いといえるでしょう。

経費精算における事務処理も電子化が進むことによって、保管コストが大きく削減され、何よりも手書きの伝票に領収書を糊付けするような作業が省ける点が大きいといえます。領収書などの電子化について期待が高い理由もこのひとつでしょう。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは