各種申請書をフォーマット化して業務効率アップ

ビジネスマンが会社で何気なく利用している申請書には業務のノウハウが詰まっています。それは申請書が業務運用ルールを盛り込んでフォーマット化されているからです。再度、申請書をフォーマット化することの効果を確認してみましょう。

フォーマットから会社の業務が見えてくる。会社には申請書がいっぱい

会社のなかで、普段使われている申請書はかなりの種類があります。交通費申請書、物品購入申請書、家族異動申請書、接待交際費申請書、有給休暇申請書など、通常会社の内部業務ではフォーマット化された申請書が多く用意されています。

交通費申請書のフォーマットにも効率化の要素が詰まっている

たとえば交通費申請書の場合、顧客を訪問した時に利用した交通機関の経路、金額、氏名、所属部署、社員番号などを記入します。会社によっては手当や最終的な会計上の費目まで記入するところもあります。このように各々の会社の業務運用ルールに合わせて申請書のフォーマットが作られています。

フォーマット化することの意義

申請書をフォーマット化することで、その会社の業務運用ルールが明確になります。各フォーマットを用意しておけば、新入社員へ業務運用ルールを説明する際にも活用できます。

フォーマットは永久、固定ではない

社内ルールの変更や法律の変更によって必要なデータ項目は変化します。たとえば、マイナンバー制度が施行されるとそれに合わせてフォーマットも変更しなければなりません。常に変更に対して柔軟に対応していくことが重要です。

もしも各種申請書がフォーマット化されていなかったら

たとえば経費精算で考えてみます。申請をする人にとっては、立て替えた費用を精算したいだけなので、それが交通費なのか、あるいはそのほかの経費なのかといった会計的な費目については特に関心はありません。またその他の項目についても、経費申請書がフォーマット化されていなければ、都度、各々が必要な項目を考えることになり、自分に関係がないと思っている項目については、抜けてしまうことが考えられます。しかし、会社側にとっては、その金額が何に使われたのか、どの部署の誰が使ったのか、いつ使われたのかということが必須の情報になります。
そこで経費申請書をあらかじめフォーマット化しておくことで、会社で必要な情報を申請者に記載させることができます。このように企業では申請書をフォーマット化することで従業員から必要な情報を確実に集めることができます。また、言い換えると、必要な項目が「見える化」されるということです。

申請書がフォーマット化されることのメリットは

申請書がフォーマット化されることにより、どのようなメリットがあるのでしょうか? それぞれみていきましょう。

必要な情報が明確になる

フォーマットにはさまざまな情報が詰まっています。1枚の書類のなかに企業内の関連部署がそれぞれ必要としている情報が集約されています。使う人にとっては、それに沿って作成することができ、業務効率化に貢献しているといえます。

システム化を効率的に推進できる

業務の効率化を考えた場合、次のステップはシステム化です。システム化を検討する場合、まずやるべきことは必要なデータ項目は何かを洗い出すことです。
データ項目を洗い出すためには、関係者が集まって、検討するところから始まります。フォーマット化されているということは、すでにそのフェーズは完了しているということになります。
システム化してしまったあとで、必要データ項目が抜けていたことに気がついたとなると、修正するにはそれなりの工数が必要です。あらかじめフォーマット化されたものをシステムに反映すれば、そのような失敗をする可能性はかなり低くなります。このように申請書をフォーマット化することは、その後のシステム化にも大きな貢献をします。

地味だけれど企業のコスト削減に貢献するフォーマット

申請書をフォーマット化することは、企業の業務を効率的にするためだけでなく、将来的にも企業に大きな貢献をします。
今後、企業の人材が流動的になっていくことが予想されるなかで、業務を簡素化し、誰でもすぐに事務処理ができる状態にしておくことが、コスト削減に貢献します。

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