経理の業務が忙しすぎる!今すぐ改善できる方法とは?

経理の業務が忙しすぎる!今すぐ改善できる方法とは?

会社の規模が拡大し、社員の数もどんどん増えることは大変喜ばしいことです。しかし、会社の規模拡大と比例して管理業務はより大変になることが考えられます。
特に、お金を扱う経理の仕事はその影響を直接受けるため、ただ人員を増やしただけでは焼け石に水という場合もあります。改善を考えるのなら、根本から見直すことが必要になるでしょう。
それでは、どうすれば忙しい経理業務が改善されるのかを解説しましょう。

業務改善にはシステムの導入がおすすめ

経理業務を改善するための方法とは、効率的なシステムの導入です。
経理の業務が忙しすぎる原因は、ほとんどの場合、効率の悪さにあります。手作業による入力やチェック、承認申請などをしているのであれば、会社の拡大と共に作業量は膨大になる一方です。「会社は大きくなったのに、やり方は今までと変わっていない」という企業は、いずれ限界を迎えるでしょう。
人員を増やすなど一時的な改善策とは違い、システムの導入は根本から改善することができます。

いろいろある便利なシステム

業務の改善ができるシステムは多数存在します。勤怠関連には「勤怠管理システム」、給与関係では「給与計算システム」などが代表的です。また、経理に関するシステムも多数存在します。今回おすすめしたいのが、経理の業務を効率化できる「経費精算システム」です。

経費精算システムの特徴

経費精算システムは、申請・確認・承認・仕訳など、経費精算に伴う作業のほとんどを自動化できるツールのことです。
例えば、交通費精算を例に挙げると、路線検索サービスから合理的な経路を割り出し、検索した経路から経費明細を自動で作成することが可能です。一連の流れは基本的にすべてシステム上で完結するため、精算用紙を介したり、承認手続きに時間をかけたりといったことがなくなります。
作業時間が大幅に短縮するため、労務の軽減に繋がり無駄な作業にかけていた分のコストも削減可能となるのです。余った時間はほかの仕事に回せるため、会社全体の生産性も向上するでしょう。

また、製品によってさまざまな便利機能があります。よくあるものとしては、

  • 従業員の口座に経費を振り込むためのデータを生成する機能
  • 経費全体を可視化し、分析する機能
  • スマートフォンから経費精算システムへアクセスできる機能
  • 領収書やレシートなどをデータで添付する機能

などです。

経費精算システムを選ぶ際には、どのような機能があるのかを確認しておくことが大切です。

選び方のポイント

それでは、経費精算システムの導入を考えるときに覚えておきたい、選び方のポイントを紹介します。

おすすめのタイプは「クラウド型」

おすすめは、なんと言ってもクラウド型です。近年のトレンドであり、便利で人気があります。クラウド型は定額課金になりますが、メンテナンス不要でスマホからもアクセスが可能です。さらに、バックアップも自動で行ってくれるため、もしものときでも安心です。

会計システムと連携可能か

会社によっては既に会計ソフトを導入しており、使い慣れているものを手放したくないという意見も多いと思います。製品によっては、会計ソフトなどと連携できるシステムもあるので、この点も要チェックです。

必要な機能を備えているか

製品によって機能が異なることは説明しましたが、やはり必要な機能を備えているかがポイントとなります。何が必要かを知るためには、会社の現状を知り、システム導入をイメージすることが肝心です。そうすればおのずと、必要な機能が見えてくるでしょう。

会社の規模とコスト

製品には対応人数の目安があり、小規模企業用や大規模企業用などが存在します。ここがミスマッチだと、無駄なコストが発生しかねません。もちろん規模に関係なく、人数に比例してコストが上がるタイプのものもあります。導入前に、ライセンス規約も確認しておきましょう。

会社に合った製品を見つけよう

手当たり次第に新しいシステムを導入すれば良いというわけではありません。企業によっては、導入したものの使い勝手が悪く浸透しなかったというケースもあります。
システムの導入と聞くと大変そうですが、操作性に優れた製品が多く、無料トライアルを実施しているところもあります。「とりあえず試してみて、合わなさそうだったらやめよう」というくらいの気持ちで気軽に導入してみると、案外使い勝手の良さに驚くかもしれません。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは