経理の仕事、まだエクセル?経費精算システム導入で経理はこう変わる!

「経理」の仕事は、個人事業主から大企業まで、どのような規模の会社でも発生する作業です。
お金の計算が多い経理の仕事では、計算間違いを防ぐためにエクセルなどの表計算ソフトや会計ソフトを使用しているところも多いでしょう。しかし、デジタル化したつもりでも結局、プリント後に手書きしたり、目視で確認したりと、面倒だと感じる作業もあるのではないでしょうか。
そうした経理の仕事には「経費精算システム」がおすすめです。導入すると経理の仕事がどう変わるのかを紹介します。

経費精算システムとは?

情報化社会である昨今にも関わらず、交通費や交際費の精算では未だに、手書きの領収書が多く使われています。こうしたアナログの経費精算は、精算する側も面倒ですが、処理する側の経理はより面倒なのです。
経理の現場では、業務の多くが手作業に頼っているところが少なくありません。エクセルなどの表計算ソフトや会計ソフトを導入しているという企業も多いでしょうが、これらのソフトだけでは不十分です。なぜなら、計算間違いはある程度防げても、申請・承認手続きやチェックなどは結局手作業になるためです。

経理の仕事が楽になる経費精算システム

手間と時間のかかる手作業が多い事務仕事は、現代において非効率と言わざるを得ません。
会社の規模が小さいうちはなんとか回せていても、大きくなるにつれ、追いつかなくなってくるでしょう。システム化を後回しにすることは会社にとっても良くないうえに、過労死など最悪の事態にも繋がりかねません。もし、会社の経理部門が激務と化しているのなら、業務の見直しは喫緊の課題です。

こうした問題を一挙に解決してくれるのが、今回紹介する「経費精算システム」です。経費精算システムとは、面倒な経費関連業務を楽にしてくれるツールのことです。
次は、このシステムにどのような機能やメリットがあるのかを解説します。

経費精算システムの機能とメリット

一般的な経費精算システムに備わっている主な機能は以下です。

  • 路線検索サービスと連携し、検索した経路から経費明細を自動で作成
  • 申請や承認などのデータのやり取り
  • 会計ソフトと連携し、仕訳データを生成

もちろん製品によって機能はさまざまで、これらのほかにも、スマートフォン対応機能や、添付台紙の出力機能など便利な機能を備えたものがあります。
それでは、これらの機能によってどのようなメリットが発生するのでしょうか。

経費精算システムのメリット

経費精算システムの最大のメリットは、作業負担の軽減です。出張などの交通費を精算するときを思い返してみてください。紙に書いてもらった経路と経費をチェックし、合理的なルートかどうかや金額が間違っていないかなどを確認します。さらに、ミスを防ぐためにダブルチェックなどを行うところもあるでしょう。最終的に上司に渡して承認をもらう、といった流れはとにかく手間と時間がかかっています。一方、経費精算システムでは、それらの面倒な作業がシステム上で行えるため、煩雑な手作業がなくなるうえに、ミスの防止にもなります。

また、作業が楽になるということは、コストカットにも繋がります。忙しい現場はそれだけ人手が多くなり、残業も発生するでしょう。それが解消されるため、人件費などの大きなコストを削減することが可能です。

経費精算システムのメリットは経理側だけではありません。経費精算システムでは仮払い申請の支払いまでもスムーズに行えるため、出張の多い従業員の立て替え負担も軽減できます。システムの一貫したデータ処理は、経費精算だけでなく会社全体の生産性の向上にも繋がるでしょう。

経費精算システム導入でこうなる!

実際に経費精算システムを導入したことで大幅に経理業務が改善されたという事例を一つ紹介しましょう。
とある会社では、エクセルの精算用紙を使って現金精算を行っていました。しかし、会社の規模が拡大するにつれ業務が回らなくなり、増え続ける作業に経理部門からは悲鳴が上がっていました。それを改善するために導入されたのが経費精算システムです。
経費精算システム導入後は、それまで手作業で行っていた申請・承認・仕訳・振込みという一連の業務のほとんどが自動化されることで、経理担当者の負担が激減しました。空いた時間をほかの業務に使えるため、コスト削減と生産性の向上に繋がります。
エクセル時代の課題がたった1カ月で解決し、経理部門の従業員はストレスフリーになったと言います。

限界を迎える前に業務の改善を

小規模な企業ならエクセルだけでも経理は回りますが、会社の成長と共に作業量が増え、体力・時間面でもきつくなってくるものです。経理担当者が限界を迎える前に、経費精算システムなどの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは