面倒な出張経費の精算はIT化でスムーズに

忙しいビジネスマンにとって、全国各地を日夜出張することはすっかり当たり前のようになっているかもしれません。出張先次第で交通機関や目的地までの経路が変わることは勿論ですが、帰社後に待ち構えている出張経費の精算に頭を悩ませている人も少なくないのではないでしょうか。個人旅行とは異なり、会社の経費を使って移動をしているため、きちんとした精算が求められます。
経費精算は出張に限った話ではありませんが、物品購入や社用車の給油といった単発に発生する経費の精算は分かりやすいため、申請者側も比較的早く着手しようと思うものです。しかし、出張経費の場合は、出張先での急なトラブル対応で当初予定していた経路から外れることもありがちで、特に会社から目的地までの移動時間が長いほど帰社後の細々とした精算などは面倒臭く感じられるかもしれません。とはいえ、毎日の適切な会計処理の観点からは避けて通れません。
どうすれば出張経費の精算がスムーズに行えるようになるのでしょうか。

出張経費の精算はどうして面倒なのか

どうして出張経費の精算は面倒なのでしょうか。実は精算申請する側の営業担当者だけではなく、経理担当者も面倒に感じているものです。大きな理由として次の2点が挙げられます。
まず1つ目は、領収書を手入力する必要があるためです。特に多額の経費になりがちな出張経費の場合、鉄道会社や航空会社の発行する紙ベースの領収書を営業担当者から受け取り、エクセルなどのフォーマットに手入力して管理する会社が多いでしょう。些細な作業かもしれませんが、塵も積もれば山となり、出張者の多い月の経理担当者は精算処理に追われることでしょう。

2つ目の理由は、運賃を検索する必要があるからです。営業担当者から領収書を受け取った後、それが目的地までの適切な経路かどうかの判断も含めて金額の妥当性を経理担当者は検証する必要があります。目的地までの最安ルートは新幹線にも関わらず、早めに到着したいからと飛行機で向かったとすれば、当然後者の経費の方が高くつきます。経理担当者としては飛行機ルートを認めるわけにはいかず、出張経費としては新幹線の往復運賃分のみ支給することとなります。
この最安ルートを出張者に合わせて毎回運賃検索するのは大変骨の折れる行為といえるでしょう。出張に限らず精算はいつも本番が終わった後に行われるため、普段の業務が多忙だとついつい後回しにしてしまいます。時間が経つほど出張経費の記憶が曖昧になって余計に面倒に感じられるのです。

経費精算のIT化によるメリット

では、出張を始めとする経費精算を普段からスムーズに行うために必要なことは何でしょうか。それはずばり、経費精算のIT化です。
従来紙ベースで申請・処理していたものをすべて電子ベースに移行してしまうのです。一言でいえば、経費精算システムの導入です。システム化によってまず領収書の手入力といった煩わしいアナログ処理が軽減します。そして2つ目の運賃検索の問題は、経費精算システムに搭載されている路線検索サービスを使用すれば一挙に解決します。出張先でのトラブル対応などによってルート変更した場合も、各種鉄道ICカードやクレジットカードと精算システムが連携することで正確な申請を行うことが可能となり、営業担当者と経理担当者双方の手間がなくなります。
また、出張手当が設定されている会社では、そちらもあらかじめデーターベース上に金額・条件を登録しておくことで漏れなく支給できます。IT化によって、精算の手間は大きくカットされ、正確な申請・処理を実現できるメリットがあるのです。

IT化の注意点

経費精算のIT化によるメリットは前述の通りですが、IT化に当たってはいくつか注意点もあります。IT化は一部の部署だけ導入するのではなく、全社的に実施しなければ期待した費用対効果は得られません。経理業務はすべての部署に関係するため、部分的なシステム導入は何の意味もなさないのです。
今回は営業担当者の出張経費精算を例に挙げましたが、そのほかの物品購入や社用車の給油といった例も経費精算であり、これらもまとめて1つの精算システム内で完結させることが重要です。
あらゆる業務を集約してフローを1本化することが業務効率化の基本だといえます。
また、従来の紙ベース処理に熟達した現場社員から反対意見が出ることも想定しておきましょう。長く会社に在籍するベテラン社員が顕著で、彼らは社内経理のプロですから蔑ろにはできないでしょう。しかし、繰り返しになりますが、全社的な業務フロー改革にならなければ意味がないため、しっかりと事前に現場の社員を納得させる必要があります。IT化は全社員一丸となって取り組むべき課題なのです。

企業の不適切な会計処理や決算が取り沙汰される昨今、毎日のルーティン業務に係る経費も、多額の出張経費も、同じ会社のお金を使っているという自覚を社員一人ひとりが持つべきです。そうすれば自ずから日々の経費精算に真摯に取り組もうとするはずです。

IT化で経費精算を楽しく

経費精算とは、会社のお金が適切に使われているかをチェックすることです。不正使用が積もり積もればいずれその会社は破たんします。当事者と経理担当者だけが悩めば済む問題ではありません。特に出張経費は精算が面倒であり、かつ精算額も大きい傾向にあるため、本来であれば優先順位の高い経費なのは間違いありません。経費精算のIT化を社内で推進し、スムーズな精算を実現して、出張帰りの出社が楽しくなるように全社規模で取り組みましょう。

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