ペーパーレスとは?ペーパーレス化実現で経費削減と経営スピードの向上を!

近年では企業においても環境保全への対応が求められる時代となりました。実現のためのキーワードのひとつに「ペーパーレス」という言葉があります。読んで字のごとく「紙を使用しないようにすること」を意味しますが、企業におけるペーパーレスをひと言で言い換えれば、社内文書の電子化を推進することといえるでしょう。
企業がペーパーレスを達成するとさまざまな経営メリットが生まれます。第一に経費削減、次に経営スピードの向上が望めます。

紙文書による運用は無駄がいっぱい……ペーパーレスとは?

あなたの会社はまだ紙文書で業務運用を行っているでしょうか。紙文書による運用は無駄が多くあります。紙文書での運用にはもれなく次の費用が付いてきます。
印刷代、資料の運搬費、廃棄費用、それらを運用する社員の人件費など……。また、案外気づきにくいコストとして、紙文書は場所を取るという大きなコストがあります。管理上、紙文書をそのままの状態で放置している企業は珍しいでしょう。大抵はプラスチック製のファイリングホルダーなどで保管しているようです。
実は、このファイリングホルダーなどが曲者なのです。薄型の柔らかい製品であればよいのですが、固くて大きい製品だと置き場所の融通が利かないため、実際の紙文書サイズよりも広い場所を占有してしまいます。オフィス空間も大切な経営資源のひとつです。いかに有効活用できるかでライバル社に差をつけることができるのです。

経営スピードの向上にはペーパーレス化が有効

紙文書には目に見えるコストだけではなく、経営スピードの遅滞化を招くという目に見えないコストをもはらんでいます。どんな企業でも打合せ議事録を作成する機会がありますが、オフィス内だけで回覧する社内議事録の類であれば紙文書でもさほど不便は感じないかもしれません。しかし、営業担当者が外出先で作成する営業報告書や社外の方との打合せ議事録の場合、すぐに情報共有したくとも紙文書であれば一度オフィスに戻らなければ共有できません。重要な交渉の場面で経営陣の判断を仰ぎたい場合、タイムリーな情報共有が功を奏します。営業は企業の原点です。紙文書が営業の摩擦になっている状況は一刻も早く変えるべきでしょう。

経営スピードの向上とはつまり、迅速な経営判断にほかなりません。そのためにはタイムリーな情報共有が至上命題です。一例を挙げれば、営業の最前線で日夜奮闘する営業担当者が現場からオフィスへすみやかに情報共有できる環境が整っていれば、お客様の生の声をすぐさま反映させた経営判断ができるでしょう。こうした環境整備のためには社内文書の電子化、ペーパーレス化が有効となります。

ペーパーレス化で経費削減・経営スピードの向上

冒頭で述べた、「ペーパーレス化が経費削減と経営スピードの向上に繋がる」という点において、経費削減についてあらためて触れる必要はないでしょう。社内文書の電子化は紙文書時にかかる諸費用を一気に削減してくれます。
一方、経営スピード向上のためには営業報告書や社外打合せ議事録といった営業の生の情報をいかに早くオフィスに伝達するかが肝となります。こうした営業文書を電子化(ペーパーレス化)し、外出先のどこからでもオフィスとデータのやり取りができる環境を整備することで迅速な情報共有を実現できます。具体的には、WEBブラウザで利用できるクラウドサービスを導入することが挙げられます。
自社サーバの設置は必要なく、場所も多額の経費も不要なクラウドサービスであれば導入障壁は低いはずです。現在、多くのIT企業がクラウドサービスを提供していますが、営業担当者のサポートに限らず、企業のバックオフィス業務を全面的にサポートしてくれるサービスを選択するとよいでしょう。
営業のようなフロントオフィス業務が成功するには、バックオフィスで営業担当者をサポートするオフィスの存在があってこそです。自社にとって何が必要なサービスかよく検討して導入に踏み出しましょう。

全社一丸となってペーパーレス化推進を

ここまで社内文書の電子化(ペーパーレス化)の利点を紹介してきました。ですが、ペーパーレス化はすべての企業にとって手放しに最善の策とは言えないのも事実です。
というのも、業種によっては紙文書での運用がベターな場合や、紙による利便性をパソコンのモニターが完全に補っているとは言い難いという現状があるためです。

さらに、電子化によって新たな文書管理体制を社内に整える必要も生じます。紙文書はファイリングという目に見えた形で保管するため管理上視認性に優れていますが、手に触れられない電子データは外部からのハッキングといった脅威にもさらされるため、紙文書とは別の管理の難しさがあります。
誰が・いつ・何のために作ったデータかを明確にし、保存期間も事前に定めておき、パソコン上でデータを紛失しないような意識付けが必要となります。
ペーパーレス化によってもたらされる経営メリットは数多くありますが、一方で導入に向けた課題も少なくはないのです。
よって、もしあなたの会社がペーパーレス化を導入するとなった際には、担当部署任せにするのではなく、全社一丸となって社内のペーパーレス化を推進していくことが成功のカギとなります。

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