あなたの会社におすすめのワークフローシステムとは

ワークフローシステムにはいろいろなタイプのものがありますが、選ぶ際の最大のポイントは、自社にあったシステムかどうかということです。
ワークフローシステムが使われるようになった初期の頃は、稟議の内容について承認するかしないか、といった非常にシンプルな機能でした。それが現在では、さまざまな機能が付加され、企業にとって現段階で必要ない機能も搭載されている場合があります。
そのため、自社にとってどんなワークフローシステムが必要かは、企業の規模やシステム化したいこと、費用面などを総合的に考えて選択することが重要です。

課題を明確にして、最適なワークフローシステムを選ぶ

例えば、承認ワークフローには、特定の機能に絞り込んだ製品や、グループウエアの一部として搭載されている製品など、機能範囲に大きな差があります。選ぶ際には、現時点でどこまでワークフローシステムに載せるのかを明確にして、製品を検討することが重要になります。

ワークフローシステムが企業に貢献する根本的な理由

企業のなかでは役割分担があります。情報は関係者の間で共有され、処理されていきます。その工程がいかに早く、また、正確に行われているかが企業の生産性に大きく影響します。
たとえば、経費精算業務などはどこの企業でもほぼ同じフローが存在します。こうした決まったフローが存在するものは、ワークフローシステムに載せることに最も適した業務といえます。決まった経路があるものはワークフローシステム化することで、滞りなく、早く処理することが可能になるのです。
経費精算など経理的な処理を早くすることは企業にとってさまざまな効果があります。月次の決算をできるだけ早く確定することで資金繰りなどを早い段階で調整できるようになります。ワークフローシステムを効果的に利用することは企業にとって大きなメリットを生むのです。

将来を見据えた経費低減のために

企業が成長していくことによって、各種の事務処理工数は増大する傾向にあります。売上規模が2倍になるとともに事務処理工数も2倍になっていては、企業利益を拡大するには非効率です。企業の成長を見込んで、経費を低減できるしくみを早い段階で構築しておくことが得策です。

在宅ワークなど働き方の多様化を考える

今後、女性の社会進出や復帰、高齢者雇用などを考えた場合、さまざまな形態の働き方が現れてきます。テレワーク、在宅勤務、場合によっては、地球の裏側にいながら同じプロジェクトで働くことも考えられます。
企業が効率的に成長していくためには、あらゆる方法でコストと戦っていかねばなりません。そのためには、さまざまな勤務形態を想定したうえで業務を遂行していく方法を考えておく必要があります。それが、企業の経営基盤の強化につながります。
それを実現するためにも、ワークフローシステムは必須のツールといえるでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際の注意点

現在、ワークフローシステムは多くの種類があります。その中から、自社にあった製品を探しださなければなりません。そのためにいくつかの注意点と着目点について紹介します。

想定する利用者数

実際に利用する社員数を基準に考えます。正社員だけではなく、契約社員、アルバイト、パートを含めて5年後の利用者数を想定して決めると良いでしょう。

価格体系、ライセンスの考え方

企業の規模にあったものを選択します。大企業向けのものはライセンスの考え方が1000名単位である場合があります。初めて導入する場合は小さくスタートでき、ライセンスの追加が自由にできるものがおすすめです。

使いやすさ、機能

実際に製品を触ってみるとよくわかります。操作が感覚的、直感的にできるものがおすすめです。ワークフローシステムでは、金額や内容など色々な条件に合わせた承認ルートを設定できます。
自社で利用する書式雛形や承認ルートが条件が望み通りに設定できるのか、人事異動があった際に簡単に変更できるのかを、実際に試してみれば、製品の差を知ることに役立ちます。

ワークフローシステムをスムーズに導入するために

利用者が現状の運用からワークフローシステムにスムーズに乗り換えるにはいくつか考えなければならないことがあります。ワークフロー化する業務を洗い出し、優先順位を決めて、システムに定義していきます。
並行して利用者に対する教育が必要になります。導入計画はそれらのことを含めて考えることが重要です。
無理な計画は利用者離れを起こしてしまうこともあるため注意しましょう。利用者のITリテラシーのレベルを考えた導入計画作成が成功のポイントです。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは