働き方を変えるワークフローシステム

日本では、承認するという手続きが押印をもって行われます。それはビジネスのみならず、社会生活のなかでも広く行われています。ビジネスの場面では役職順に押印し、関係者全員の印がそろってはじめて、その件について承認されたということになります。
企業の規模が大きくなればなるほど、組織の階層は深くなり、印の数は増えていきます。ひと昔前では、事務所のデスクに承認待ちの書類を入れるボックスが設置されている光景が一般的でした。最近のオフィスではデスクの上にはデスクトップパソコンやノートパソコンが置かれていて、そのようなボックスは見ることはなくなってきました。それは承認業務がワークフローシステムに代わってきていることがひとつの要因だと考えられます。

承認業務のシステム化は革命的だった

日本の企業において承認は書類を回覧して行われることが一般的な手段でした。大企業においては書類に10個の押印欄があるのも珍しいことではありませんでした。当然のことながら10名の方々のなかには外出されている方もいます。そうなると、その書類の承認は停滞してしまうことになり、承認されていない案件は着手することができません。
ビジネスの世界において、スピードが重要なことは間違いありませんが、こうした処理の停滞が致命傷になってしまうかもしれないのです。
それを解決したのがワークフローシステムです。パソコンが持ち運べるようになり、外出先でも自由に通信できる環境が整備されたことでワークフローシステムは一気に広がると同時に日本の紙の回覧による承認というビジネス習慣を大きく変えることになりました。

承認ワークフローシステム導入で業務は変わる

社会のネットワークインフラが整備されることで、日本のビジネス習慣も大きく変わりました。同時にパソコンの軽量化やスマホの普及で外出中にも、常に連絡がとれるようになりました。ビジネスのスピード感も大きく変わりました。実際に承認業務にワークフローシステムを導入することで得られる代表的なメリットについて紹介します。

モバイルパソコン、スマホを活用して、すぐにスタート

当然のことながら、スマホを使って承認を行えるワークフローシステムが注目を浴びています。スマホの普及率は年々高まっており、多くの人が持ち歩いています。特別な投資をすることなく、システムを導入した日からメリットを享受することができます。

社内ルール、規定を明確にして事務工数を削減

少額な交通費の精算であれば、まずは上司の承認が行われ、最終的に経理担当者へ申請書が回付されるルートが一般的ではないでしょうか。ただし、海外出張など精算額が高額になるケースでは、さらに上席者(たとえば社長)まで承認が必要とされるケースもあるでしょう。そんなときにも、あらかじめワークフローシステムにそのルールを設定しておくことで、利用者はルールを意識することなく自動的に決まった承認ルートに依頼を流すことが可能になります。
このように、企業内にはいろいろな規定、ルールがありますが、ワークフローシステムを利用することで利用者は都度、調べる必要もなくなり、間違うこともありません。これはトータルで考えると大きな事務工数の削減に繋がります。

ペーパーレスにも効果的なワークフローシステム

ワークフローシステムを利用することでペーパーレスにも貢献します。ワークフローシステムで承認業務を行うと、承認する内容のドキュメントはデータで添付することができます。定型的な承認内容であれば、必要項目だけが送られてくることもあると思います。これらの情報はデータベースなどに蓄積されますので必要な時に即座に引き出すことができます。紙として保存する必要はありません。

働き方の変化に順応するためのワークフローシステム

ネットワークインフラの整備・強化とパソコン、スマホの普及によってワークスタイルは大きく変化しました。現代においては、同じ場所で顔を合わせてコミュニケーションをとることの方が少ないかもしれません。そんな環境の中でも、有機的に関係者が繋がって業務を進めていかなければなりません。承認業務におけるワークフローシステムの利用は必要不可欠といえるでしょう。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは