経費削減効果も!時間のかかりやすい稟議申請は電子化を

稟議申請の承認が遅くて困ったことはないでしょうか? 会社内の承認は急いでいるものほど承認プロセスも複雑になり時間がかかる傾向にあります。そのような稟議申請は、電子化することで、今までよりも早くプロセスを進めることができます。経費削減にも効果がある、稟議申請の電子化について紹介します。

重要な稟議申請に時間がかかりやすい理由

従業員の休暇申請程度であれば、申請から承認まで非常にスピーディーに進みます。しかし、重要な契約などの稟議申請になると途端に進みが悪くなる傾向があります。これは、重要な稟議になればなるほど、より上の役職者の決裁が必要になるためです。
紙媒体での稟議書であると、本社や支社、そして支店間の移動で時間がかかり、肝心の決裁者が長期出張をしているなどの理由により承認が滞りがちです。移動のロスを少しでもなくそうと、メールでの承認申請をしている会社もありますが、承認がいまどのような段階になっているのか確認をする術がなく、待ちぼうけを食らってしまうことも少なくありません。
また、承認が下りたとしても、バックオフィス部門の書類整理に時間がかかって連絡が来ない、というケースも起こりうるでしょう。
このように紙媒体やメール媒体で稟議申請を行っていると時間がかかりやすいという欠点があります。

意外に多い会社内での稟議申請

社内の稟議申請というのは、意外に多いということをご存じでしょうか? 一般的な社内の稟議申請は、次のような例が挙げられます。

  • 押印申請
  • 契約審査
  • 購買稟議、購買申請、物品購入申請
  • 金銭稟議、お伺い書
  • 外注発注申請
  • 融資稟議
  • 休暇申請
  • 慶弔申請

上記の稟議申請は、あくまでも一例であり会社固有の稟議書なども多く存在しています。

 

管理部門の負担も大きくなる

稟議書には不備があってはいけません。そのため、管理部門は書類の不備がないかを逐一チェックする必要があります。不備があると、差し戻しを行わなければならなくなり、稟議書の承認がさらに遅れることになります。また、最後まで承認された稟議書は、法律に則って保管期限の管理を徹底しなければなりません。また、それだけではなく、長期間の保管によって書庫の圧迫などの問題も起こりやすいといえます。
こうした問題を改善するためには、稟議申請の電子化が必要です。システムに組み込むことで受けることができるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか?

稟議申請をシステム化することのメリット

稟議申請をシステム化することで、主に5つのメリットを受けることが可能です。

  • 承認状況の可視化
  • 書類作成ミスの低減
  • 書類作成の簡素化
  • 稟議書のデータベース化
  • コスト削減

それぞれのメリットについて、詳しく確認していきましょう。

承認状況の可視化

今誰が承認をしている段階なのかを、申請者が容易に確認できます。滞留している場合は、上長を通して承認依頼をかけるなどの対応によって、迅速な稟議決裁を進めることが可能です。

書類作成ミスの低減

稟議書を作成する際に、必須項目にチェックを入れられます。入力方法を統一化させることで、軽微なミスによる差し戻しの頻度を低くすることが可能です。

書類作成の簡素化

システム化することによって、過去に作成した稟議書を流用して、稟議申請をすることが可能です。それによって、稟議書作成のスピードアップや、ミスの低減などが期待できます。

稟議書のデータベース化

システム化された稟議書は、申請時に即座に番号を振ることができます。それによって稟議書を簡単にデータベース化させて管理ができます。過去の稟議書の検索効率のアップだけでなく、保管期限を設定しておくことで自動的に不要なものを振り分けることも可能です。

コスト削減

単純に印刷費用や紙代を削減できるだけでなく、稟議書の郵送費用、そして承認稟議書の保管場所の削減によるコスト低減を狙うことが可能です。

社内効率の改善を図ろう

稟議申請を電子化させることで、紙媒体で起こっていたようなトラブルをすべて解決できます。また、承認を早くすることでビジネスチャンスを逃さず、さらにさまざまな諸費用のコスト低減なども期待することが可能です。ぜひ一度、稟議申請フローの電子化を検討してみましょう。

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