経費削減効果も！時間のかかりやすい稟議申請は電子化を

稟議申請の承認が遅くて困ったことはないでしょうか？　会社内の承認は急いでいるものほど承認プロセスも複雑になり時間がかかる傾向にあります。そのような稟議申請は、電子化することで、今までよりも早くプロセスを進めることができます。経費削減にも効果がある、稟議申請の電子化について紹介します。

重要な稟議申請に時間がかかりやすい理由

従業員の休暇申請程度であれば、申請から承認まで非常にスピーディーに進みます。しかし、重要な契約などの稟議申請になると途端に進みが悪くなる傾向があります。これは、重要な稟議になればなるほど、より上の役職者の決裁が必要になるためです。
紙媒体での稟議書であると、本社や支社、そして支店間の移動で時間がかかり、肝心の決裁者が長期出張をしているなどの理由により承認が滞りがちです。移動のロスを少しでもなくそうと、メールでの承認申請をしている会社もありますが、承認がいまどのような段階になっているのか確認をする術がなく、待ちぼうけを食らってしまうことも少なくありません。
また、承認が下りたとしても、バックオフィス部門の書類整理に時間がかかって連絡が来ない、というケースも起こりうるでしょう。
このように紙媒体やメール媒体で稟議申請を行っていると時間がかかりやすいという欠点があります。

意外に多い会社内での稟議申請

社内の稟議申請というのは、意外に多いということをご存じでしょうか？　一般的な社内の稟議申請は、次のような例が挙げられます。

押印申請
契約審査
購買稟議、購買申請、物品購入申請
金銭稟議、お伺い書
外注発注申請
融資稟議
休暇申請
慶弔申請

上記の稟議申請は、あくまでも一例であり会社固有の稟議書なども多く存在しています。

管理部門の負担も大きくなる

稟議書には不備があってはいけません。そのため、管理部門は書類の不備がないかを逐一チェックする必要があります。不備があると、差し戻しを行わなければならなくなり、稟議書の承認がさらに遅れることになります。また、最後まで承認された稟議書は、法律に則って保管期限の管理を徹底しなければなりません。また、それだけではなく、長期間の保管によって書庫の圧迫などの問題も起こりやすいといえます。
こうした問題を改善するためには、稟議申請の電子化が必要です。システムに組み込むことで受けることができるメリットにはどのようなものがあるのでしょうか？