システム上で申請承認をスムーズに!業務効率化が実現するワークフローとは?

取引先との契約や物品の購入、社内での休暇申請など、ワークフローは業務において必須事項とされています。そのようなワークフローを紙媒体で行うと、効率が悪く、費用もかかることが懸念されます。今回は、業務効率化を実現するワークフローシステムについて紹介します。

ワークフローの広義と狭義

ワークフローの意味には、広義のワークフローと狭義のワークフローがあり、それぞれに若干の違いがあります。これら2つの意味について簡単に説明します。

広義のワークフロー

一般的にワークフローと呼ばれるものは、業務を行ううえでの一連の手順や流れをわかりやすく図式化したものです。図式化することにより、その業務に携わることが初めての人でも、ひと目で仕事の流れを把握することができるため、内部統制に有効とされています。

狭義のワークフロー

ここでいう狭義のワークフローとは、ITシステム上のワークフローシステムのことです。ワークフローシステムは、広義のワークフローにおいて図式化された業務のうち事務処理手続きの流れをコンピュータ上に組み込んで、自動化させたものです。一連の事務処理手続きを自動化させることで、業務の効率化を図ることが可能となります。

ワークフローが業務効率化となる理由

ワークフローシステムが業務効率化に必須な理由として、以下の4つがあげられます。
それぞれについて、詳しくみていきましょう。

承認フローの明確化

ワークフローシステムを導入することで、申請者は各申請書がどのような承認ルートを経て承認されるのかを把握することができます。紙での承認となるとルートがわからないまま決裁されるケースも少なくありません。承認ルートを明確化させることで、責任の所在を担当者レベルで認識することができます。

承認プロセスの円滑化

ワークフローシステムを導入することで、承認プロセスを効率よく進めることができます。紙の承認プロセスでは、承認者の不在、支店間の移動などによって多くの日数が必要となるケースが発生します。また、最悪の場合紛失というケースも考えられます。システム化することで、誰がどこにいようとも決裁をすることができ、紛失のリスクもなくすことが可能です。

承認完了後の明確な管理化

各種申請書などは、書類ごとに法律で定められた法定保存年数があります。紙で保管していると、保管庫を圧迫させ、さらに年数管理も煩雑になります。ワークフローシステムを導入することで、データベース化が実現し、規定の保存年数を経過すると簡単に廃棄することも可能となっています。

コスト削減

ワークフローシステムの導入により、申請書の印刷代はもちろんのこと、保管場所の費用、事務所間の郵送費用などの費用を圧縮することが可能となるため、コスト削減に繋がります。

求められる内部統制強化にも対応

内部統制という制度は、もともと上場企業などに求められるものでした。しかし、最近では、上場企業ではない中小企業であっても内部統制力の強化が求められています。内部統制の観点において、どのような効果があるのでしょうか。

不正予防効果

システム化することにより、他者の意思を介入させることなく、画一的なワークフローとすることができます。そのため、改ざんのリスクを限りなく抑えることができ、信頼性の向上、法令順守の徹底に繋がります。

承認フローの可視化

ワークフローシステムにより適切な承認フローが確立されることは、業務プロセスの可視化につながります。システムによって承認工程に瑕疵が無いことが証明され、業務の有効性が担保される結果となります。

ワークフローシステムの導入検討をしよう

以上のように、ワークフローシステムを導入することにより、申請承認プロセスのスピードアップ、バックオフィスにおける書類管理の負担軽減を目指すことができます。さらに、近年求められる内部統制強化にも貢献できるため、バックオフィス担当者としては積極的に検討していきたいシステムといえるでしょう。

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