2022年1月以降、経費精算業務は大きく変わる!電子帳簿保存法改正のポイント

2022年1月以降、経費精算業務は大きく変わる!電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降大きく変化するといわれている経理部門の業務。なかでも経費精算業務は毎日のことでもあるため、大きな影響が出るといわれています。この記事では、法改正により経費精算業務がどのように変わるのかをまとめました。

要件緩和により導入しやすい環境が整う一方、注意が必要なケースも

電子帳簿保存法とは、仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書といった国税関係の帳簿や書類の電子保存について定めた法律です。1998年7月に制定され、これまでIT技術の進歩やデジタル環境の変化など、時代の流れに合わせて何度もの改正が行われてきました。

今回改正された新しい電子帳簿保存法は2022年1月1日から施行開始となりますが、これまで電子保存導入の大きなハードルとなっていた要件が緩和されたことで、大きな注目を集めています。特に税務署への事前申請が不要になったこと、またタイムスタンプの付与期限が延長されたことで、企業にとっては導入しやすい環境が整ったといえます。

国税関係の帳簿や書類を電子保存するようになると、経理部門の業務フローは大きく変わります。例えば経費精算の場合、これまでは「領収書を紙に貼って提出」していたものが、「スマートフォンで撮影してシステムにアップロード」することになるでしょう。当然ながら業務フローが変わり、新しいシステムの導入や社員への告知、経理担当者への教育などの準備も必要となります。

特に今回の法改正では、要件緩和により導入へのハードルが下がり、これまで導入をためらっていた多くの企業が電子保存へ舵を切るともいわれています。それだけに、日々の業務にも大きな影響が出ることが予想されます。

電子保存の要件緩和については以下の記事でも詳しく説明しています。ぜひあわせてご確認ください。

【関連記事】「タイムスタンプ期限延長、事前申請不要、さらに電子保存は義務化へ。電子帳簿保存法改正で変わる3つのポイント」

大幅な要件緩和により導入のハードルが下がった一方で、保存要件を満たしていないとペナルティが課されるケースもあることに注意が必要です。特に取引情報のやり取りを電磁的方式で行う電子取引の場合、契約書や見積書、発注書、請求書、領収書などの取引情報は必ず電子データで保存する必要があります。

電子帳簿保存法における電子取引とは、ECサイトなどウェブサイトを介した取引だけでなく、電子メールの添付ファイルでやり取りするケースも含まれます。従来の電子帳簿保存法では、電子メールに添付された契約書や見積書などの取引情報を出力して紙で保存することも認められていましたが、2022年1月1日以降は電子データのまま保存しないと罰則の対象となります。

法改正は経理部門にとって大きなメリットを生む

大幅な要件緩和により、企業にとっては電子保存を導入しやすい環境が整いました。具体的にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。特に経理担当者の視点でまとめてみました。

経理業務の負担を軽減

帳簿や書類を電子保存することで、企業にとってさまざまなメリットが生まれます。なかでも経理担当者にとって嬉しいのは、業務の負担が軽減されるという点でしょう。帳簿や書類をすべて紙で保存する場合、大量の書類をファイリングしたり、必要に応じて探し出せるようラベリングしたりといった作業が発生します。紙の領収書を糊付けしたり、管理したりするのは手間も時間もかかるでしょう。また、過去の書類が必要になった場合、膨大な量のファイルが収められたキャビネットから該当書類を探し出すのは時間的にも大きな負担になります。

帳簿や書類を電子保存する場合、社内のネットワークもしくはクラウド上ですべて完結できるため、重たいファイルを何度も出し入れする必要はありません。過去のデータが必要になっても、検索機能ですぐに見つけることができるため、時間や手間の削減につながります。

入力ミス防止につながる

入力ミスを減らし、業務の正確性を上げることができるのも大きなメリットのひとつです。従来の経費精算業務では伝票入力は手入力というケースも多く、人間が作業する以上どうしても一定の割合で伝票の誤入力が発生します。

電子保存を導入すれば、交通系ICカードの利用明細を領収書の代わりとして使用したり、領収書をスマートフォンで撮影してシステムにアップロードしたりするなど、手入力を大幅に減らすことができます。これにより経費精算業務の多くを自動化でき、ミスを防ぐことができるというメリットが生まれます。

リモートワークに対応できる

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で近年広がりを見せているリモートワークに対応できるというのも、電子保存を導入するメリットです。経理業務はもともと請求書の作成や印刷、封入など紙をベースにした作業が多く、リモートワークへの対応が遅れているという課題がありました。

帳簿や書類の電子保存化を進めることで、自宅や外出先でも可能な作業は大幅に増えることになります。なかでも経費精算業務は新しい電子帳簿保存法に対応する経理システムを活用することで、オンラインで完結できる可能性が高く、そのためだけにわざわざ出社する必要もなくなります。感染対策はもちろんのこと、従業員のワークライフバランスの実現につながるなどのメリットが生まれます。

電子保存に求められる「真実性」と「可視性」

電子帳簿保存法における電子保存とは、ただハードディスクやクラウド上に保存されていればいいわけではありません。保存要件とされている「真実性の確保」と「可視性の確保」について、具体的に見ていきましょう。

真実性の確保

文書の改ざん・隠蔽などの不正行為を防ぐため、保存されている帳簿や書類が正当なものであることを証明できる必要があります。具体的には文書作成後、決められた期限内にタイムスタンプが付与されていること、または修正や削除などの編集が行われた場合にその履歴が残るようなシステムで保存されていることが要件となります。

可視性の確保

電子保存した帳簿や書類を、必要に応じていつでも、誰でも確認できる形で保存する必要があります。具体的には保存しているパソコンにディスプレイやプリンタ、操作マニュアルを備えること、また、取引年月日、勘定科目、取引金額などの項目で検索できるシステムで保存することが求められます。

電子帳簿保存法の保存要件については以下の記事でも詳しく説明しています。ぜひあわせてご確認ください。

【関連記事】「今さら聞けない「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違い、おさえておくべきポイントは?」

経費精算システムの導入も視野に

電子保存を導入することで、業務の効率化や入力ミスの低減、リモートワークへの対応などさまざまなメリットが生まれます。このメリットを最大化するために不可欠といえるのが、電子帳簿保存法に対応した経理システムです。

例えば経費精算業務の場合、ほかの従業員から送られてくる領収書のデータをいちいち確認してエクセルに打ち込むのでは、かえって効率が悪くなります。こういった場合に、アップロードされた領収書や請求書の情報を読み取って文字に起こし、システムに直接入力できる経理システムを利用していれば、経費精算業務をほぼ自動化することができるでしょう。また、効率化を重視するのであれば、クレジットカードや交通系ICカードとの連携機能も検討しておきたい機能のひとつです。

また、先に紹介したように、電子保存の際には不正行為を防ぎデータの閲覧性を高めるため「真実性の確保」と「可視性の確保」の2要件を満たす必要があります。そのためにはデータの修正や削除履歴を残すことができる機能や、電子帳簿保存法の保存要件を満たした検索機能が必須といえます。こうした機能を活用することで、電子帳簿保存法の要件を満たしつつ、効率化などのメリットを得ることができるでしょう。

時流への対応だけでなく、業務効率化を図るうえでも重要

企業の規模が大きくなるほど従業員も増え、煩雑になる経費精算業務。電子帳簿保存法への対応は、時代の流れというだけでなく、業務の効率化を図るうえでも重要なポイントといえます。

令和4年1月施行 改正電子帳簿保存法 無料ホワイトぺーパーダウンロードはこちら

これからの経理業務を効率化する、経費精算システム

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BankⅡ」は、電帳法改正に伴う電子保存に対応したクラウド型の経費精算システムです。

経費精算システム「経費BankⅡイメージ画像

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