2022年1月以降、経費精算業務は大きく変わる!電子帳簿保存法改正のポイント

2022年1月以降、経費精算業務は大きく変わる!電子帳簿保存法改正のポイント

電子帳簿保存法の改正により、2022年1月以降大きく変化するといわれている経理部門の業務。なかでも経費精算業務は毎日のことでもあるため、大きな影響が出るといわれています。この記事では、法改正により経費精算業務がどのように変わるのかをまとめました。

ポイントは電子保存の「要件緩和」と「義務化」

電子帳簿保存法とは、仕訳帳や総勘定元帳、貸借対照表、損益計算書といった国税関係の帳簿や書類の電子保存について定めた法律です。1998年7月に制定され、これまでIT技術の進歩やデジタル環境の変化など、時代の流れに合わせて何度もの改正が行われてきました。

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電子保存がしやすくなる「要件緩和」

今回改正された新しい電子帳簿保存法は2022年1月1日から施行されますが、これまで電子保存導入の大きなハードルとなっていた要件が緩和されたことで、大きな注目を集めています。特に税務署への事前申請が不要になったこと、またタイムスタンプの付与期限が延長されたことで、企業にとっては電子保存を導入しやすい環境が整ったといえるでしょう。

電子保存の要件緩和については以下の記事でも詳しく説明していますので、ぜひあわせてご確認ください。

【関連記事】「タイムスタンプ期限延長、事前申請不要、さらに電子保存は義務化へ。電子帳簿保存法改正で変わる3つのポイント」

電子で授受した取引データの「電子保存義務化」

大幅な要件緩和により「電子保存」自体のハードルが下がる一方で、電子取引データは「電子保存が義務化される」点には注意が必要です。今回の電帳法改正によって、メールやWebサービスで受け取った取引関係書類は、必ず電子データで保存することが定められました。

取引関連書類とは、契約書・見積書・発注書・請求書・領収書などを指します。電子メールでのやり取りを含め、ECサイトやクラウドサービスで受け取る領収書・請求書など、電子的に授受した取引情報すべてにおいて「電子保存が義務化」されます。

従来の電子帳簿保存法では、電子メールに添付された契約書や見積書などの取引情報を出力して紙で保存することも認められていましたが、2022年1月1日以降の電子取引は紙での保存措置が廃止され、電子データでの保存が必要です。

追加情報

電子取引データ「電子保存の義務化」が2年延期に

2021年12月10日の「令和4年度 税制改正大綱」で、電子取引データの保存について経過措置が発表されました。メールやWebで受け取った取引関係書類について、やむを得ない事情があると認められた場合、2023年12月31日までは出力書面での保存も認める内容となっています。

「電子保存の義務化」まで実質2年の猶予が設けられたため、電子保存に未対応の企業はこの期間内に対応を進めましょう!

電子保存で生まれる経理部門のメリット

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大幅な要件緩和により、企業にとっては電子保存を導入しやすい環境が整いました。具体的にはどのようなメリットが生まれるのでしょうか。特に経理担当者の視点でまとめてみました。

ペーパーレス化で業務負担が減る

帳簿や書類を電子保存することで、企業にとってさまざまなメリットが生まれます。なかでも経理担当者にとって嬉しいのは、業務の負担が軽減されるという点でしょう。帳簿や書類をすべて紙で保存する場合、大量の書類をファイリングしたり、必要に応じて探し出せるようラベリングしたりといった作業が発生します。紙の領収書を糊付けしたり、管理したりするのは手間も時間もかかるでしょう。また、過去の書類が必要になった場合、膨大な量のファイルが収められたキャビネットから該当書類を探し出すのは時間的にも大きな負担になります。

帳簿や書類を電子保存する場合、社内のネットワークもしくはクラウド上ですべて完結できるため、重たいファイルを何度も出し入れする必要はありません。過去のデータが必要になっても、検索機能ですぐに見つけることができるため、時間や手間の削減につながります。

入力ミスを防止できる

入力ミスを減らし、業務の正確性を上げることができるのも大きなメリットのひとつです。従来の経費精算業務では伝票入力は手入力というケースも多く、人間が作業する以上どうしても一定の割合で伝票の誤入力が発生します。

電子保存を導入すれば、交通系ICカードの利用明細を領収書の代わりとして使用したり、領収書をスマートフォンで撮影してシステムにアップロードしたりするなど、手入力を大幅に減らすことができます。これにより経費精算業務の多くを自動化でき、ミスを防ぐことができるというメリットが生まれます。

リモートワークに対応できる

働き方改革や新型コロナウイルスの影響で近年広がりを見せている「リモートワークに対応できる」というのも、電子保存を導入するメリットです。経理業務はもともと請求書の作成や印刷、封入など紙をベースにした作業が多く、リモートワークへの対応が遅れているという課題がありました。

帳簿や書類の電子保存化を進めることで、自宅や外出先でも可能な作業は大幅に増えることになります。電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを活用すれば、経費精算業務をすべてオンラインで完結でき、請求書・領収書の処理のためだけにわざわざ出社する必要もなくなります。感染症対策はもちろんのこと、従業員のワークライフバランスの実現につながるなどのメリットが生まれます。

電帳法におけるデータの保存要件

電子帳簿保存法では「真実性」と「可視性」を確保するように定められており、単純にデータをハードディスクや社内サーバに保存するだけでは、要件を満たすことができません。

真実性の確保

文書の改ざん・隠蔽などの不正行為を防ぐため、保存されている帳簿や書類が正当なものであることを証明できる必要があります。「スキャナ保存」「電子取引データの保存」においては、以下いずれかの対応が必要です。

  • あらかじめタイムスタンプが付与されたデータを受け取って保存する(電子取引データ)
  • データの訂正や削除を防止する事務処理規定を備え付ける(電子取引データ)
  • データにタイムスタンプを付与して保存する
  • データの訂正や削除ができない・または履歴が残るシステムで保存する

可視性の確保

電子保存した帳簿や書類を、必要に応じていつでも、誰でも確認できる形で保存する必要があります。具体的には保存しているパソコンにディスプレイやプリンタ、操作マニュアルを備えること、また、取引年月日、勘定科目、取引金額などの項目で検索できることが要件となっています。

今回の電帳法改正で一部の検索要件が緩和されましたが、必ず「該当の書類(データ)を探し出せる・提示できる」ようにはしておきましょう。

経費精算システムの導入も視野に

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電子保存を導入することで、業務の効率化や入力ミスの低減、リモートワークへの対応などさまざまなメリットが生まれます。このメリットを最大化するために不可欠といえるのが、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムです。

経費精算業務の場合、各従業員から送られてくる領収書のデータを目視で確認してエクセルに打ち込むのは非常に効率が悪く、人的ミスも発生します。OCR機能がついた経費精算システムを利用すれば、アップロードされた領収書や請求書を自動で読み取って正確な伝票を作成することができるため、経費精算業務をほぼ自動化することができるでしょう。また、交通費や出張費の精算が多い企業は、交通系ICカードや法人カードと経費精算システムとを連携させるのもおすすめです。

また、先に紹介したように、電子保存の際には不正行為を防ぎデータの閲覧性を高めるため「真実性の確保」と「可視性の確保」の2要件を満たす必要があります。そのためにはデータの修正や削除履歴を残すことができる機能や、電子帳簿保存法の保存要件を満たした検索機能が必須といえます。経費精算システムをうまく活用すれば、比較的簡単に電帳法に対応することができるでしょう。

まずは業務フローの精査から

国税関係書類を電子保存するようになると、経理部門の業務フローは大きく変わります。経費精算の場合、これまでは「領収書を紙に貼って提出」していたものが、「スキャナで読み取り」や「スマートフォンで撮影」になるでしょう。当然ながら業務フローも変わり、社員への告知・経理担当者の教育など、準備も必要となります。

電子保存を始める前に、まずはどの書類をどうやって電子保存していくのか、原本の取り扱いをどうするのか、社内申請・承認フロー、データ修正や削除のルールなど、1つずつ必要な対応を洗い出すところから始めていきましょう。

令和4年1月施行 改正電子帳簿保存法 無料ホワイトぺーパーダウンロードはこちら

これからの経理業務を効率化する、経費精算システム

SBIビジネス・ソリューションズ株式会社が提供する「経費BankⅡ」は、電帳法における電子保存に対応したクラウド型の経費精算システムです。

経費精算システム「経費BankⅡイメージ画像

スマートフォンで撮影した領収書や、スキャナで読み取った請求書を、電帳法に対応した形で保存できるようになっておりますので、電帳法対応でお困りの経理ご担当者様は、まず一度ご相談ください!