電子帳簿保存法改正、2022年1月以降の変更点は?

電子帳簿保存法改正、2022年1月以降の変更点は?

2022年1月に施行となる改正電子帳簿保存法。財務や経理の業務の進め方が大きく変わることもあり、注目を集めています。この記事では、電子帳簿保存法が改正された背景や、「要件の緩和」「電子取引データの電子保存義務化」といった変更点・押さえるべきポイントについて解説します。

注)本記事の内容は2021年10月時点の内容です。法改正などにより、最新の内容とは異なる場合があります。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は正式な名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、名前のとおり会計帳簿や決算関係書類、契約書・請求書・領収書などを紙ではなく電子データで保存することを認める法律です。「電帳法」とも言われています。

時代は紙から電子データへ

従来、会計帳簿や決算書などの重要書類は紙で保存するのが一般的でしたが、最近では電子データでの保存が普及してきました。

国税関係帳簿書類の電子保存を行うにあたって、「真実性の確保(改ざんされていないことの証明)」と「可視性の確保(いつでも内容が確認できること)」を満たすよう、細かく要件を定めているのが「電子帳簿保存法」です。

電子帳簿保存法改正の背景

2022年1月の改正で大きな注目を集める電子帳簿保存法ですが、実は法律自体は1998年7月に制定されており、これまで何度も要件の変更や追加が行われています。そのなかでも、今回の法改正は財務や経理の業務に大きな影響を与えるため、特に関心が寄せられています。

電子保存のネックとなっていた「事前承認」と「タイムスタンプ」

現行の電子帳簿保存法では、電子保存を行うための要件は非常に厳格で、導入したくても現実的に難しいケースが多くありました。その要因のひとつが「税務署長の事前承認」です。電子保存を行うためには、運用開始の3ヶ月前までに、使用するシステムや処理責任者・作業工程を明記した書類を税務署に提出する必要がありました。

さらに、紙で受けとった請求書などを「スキャナ保存」する場合には、3営業日以内にタイムスタンプを付与する必要があり、タイムスタンプを利用していない企業や、請求書の処理に時間がかかる企業にとって現実的ではありませんでした。今まではこのような要件を満たすのが難しかったため、書類の電子保存にメリットを感じてはいても、導入に踏み切れない企業が多かったと推測されています。

2022年1月の電帳法改正で要件が大幅に緩和

今回の法改正では、これらの厳しい要件が大幅に緩和されます。2022年1月からは税務署長の事前承認制度が廃止され、タイムスタンプ要件についても内容が見直されるなど、電子保存のハードルが大きく下がります。

一方で、メールやWebで受け取った請求書・領収書は電子データでの保存が義務づけられるなど、要件が厳しくなる点もあり、経理の業務フローに大きな影響があるため注意が必要です。

次の項では、2022年1月から施行される電子帳簿保存法の変更点について、詳しく解説していきます。

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電子帳簿保存法の改正で、ここが変わる!

1.税務署長の事前承認が不要に

今回の法改正では、電子帳簿保存の導入にあたって「税務署長の事前承認」が不要になります。

従来、社内で電子保存の導入を決定してから実際の運用開始までは、書類の準備や申請期間を含めると半年~1年ほどかかっていました。2022年1月の電帳法改正後は、税務署長の事前承認制度が廃止されるため、要件を満たしたシステムやスキャナ、社内ルールなどの整備ができれば、すぐに運用が開始できます。

2.スキャナ保存の要件緩和(タイムスタンプ要件など)

電子帳簿保存法では、紙で受け取った領収書や請求書を、スキャナで電子データ化して保存すること(スキャナ保存)が認められており、現行法では「受領者の署名」と電子データが作成された日時を示す「タイムスタンプの付与」が必要です。

タイムスタンプの付与期間は3営業日以内と決められていましたが、2022年1月の電帳法改正後は、「業務の処理にかかる通常の期間(最長2ヶ月)を経過した後、おおむね7営業日以内」まで延長され、「受領者の署名」も廃止となります。これによって、書類処理のためだけに出社する必要がなくなり、担当者が在宅勤務の場合でも請求書・領収書の処理を進められるようになります。

また、電子データに修正や削除などの変更があった場合に履歴を残せるシステムを利用していれば、タイムスタンプに代えて運用することも認められるようになりました。つまり、経費精算システムなどをうまく活用すれば、タイムスタンプを付与しなくても「スキャナ保存」が可能になります。これによって請求書などの原本を破棄することができ、紙を管理する手間が大幅に軽減されます。

3.検索要件の緩和

文書を電子化して保存する場合は、必要に応じていつでも書類を引き出して確認できるよう、検索性を確保する必要があります。従来はこの検索要件が非常に厳しく、取引年月日や勘定科目、取引金額、帳簿の種類など多様な条件で検索できる必要があり、データの登録や管理業務が煩雑になるという問題がありました。

2022年1月の電帳法改正後は、取引年月日・取引金額・取引先の3項目のみで検索できればよいことになり、要件が簡易化されます。

4.電子取引データの電子保存義務化

今回の法改正では大幅な要件緩和がされた一方で、メールやWebなどの「電子取引」によって授受した請求書・領収書については、紙での保存が認められず、電子データでの保存が義務化されます。これまではメールなどで受け取ったPDFファイルをプリントアウトして保管することが認められていましたが、2022年1月1日以降に電子取引で受け取った国税関係書類は、必ず電子保存しなくてはいけません。

また、電子データとしての保存措置にも要件があり、タイムスタンプの付与/変更履歴の残るシステムの利用/事務処理規定の備付けのうち、いずれかの対応を行う必要があります。単純に社内のファイルサーバーにデータを保管しておくだけでは電帳法の要件を満たすことができないため、注意が必要です。

この「電子取引」に関するデータ保存の義務化は、現行法よりも要件が厳しくなったといえます。会社の規模や事業内容に関わらず、請求書や領収書を電子で受け取っている全事業者が必要な対応となるため、しっかりと事前に準備をしておきましょう。

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不正への罰則・ペナルティは強化される

今回の法改正は主に国税関係書類の電子保存要件を大幅に緩和するものですが、一方で不正行為に対する罰則は強化されています。具体的には、税金を逃れるための不正申告などに対して課される「重加算税」について、電子データの改ざん・隠蔽が見つかった場合は10%加重されることになります。

法改正により大幅な要件緩和が行われたことで、今後は電子保存の導入に踏み切る企業が増えると予想されます。そのため不正に対する抑止措置としてペナルティが強化されており、今後はこれまで以上に厳格な運用が求められるといえるでしょう。

電帳法対応は早めの準備を!

2022年1月から施行される改正法によって、請求書や領収書の「スキャナ保存」が実施しやすくなると同時に、「電子取引」で受け取ったデータは電子保存が義務付けられます。

メールやWebで請求書を受け取っている企業は、電子保存の要件を満たすように、タイムスタンプの付与/変更履歴の残るシステムの利用/事務処理規定の備付け、いずれかの対応が必要となりますので、早めに準備を進めましょう。

改正法の施行後は、帳簿や書類の保存に関して、今まで通りの方法では法律違反になってしまうかもしれません。この機会に、自社での経理処理や書類の保存について、見直してみてはいかがでしょうか。

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2022年1月施行の電子帳簿保存法における「スキャナ保存」と、「電子取引」で受け取ったデータの電子保存に標準対応しており、低コストで電帳法対応が可能です。

経理業務の効率化や電帳法対応でお悩みの際は、ぜひお気軽にご相談ください。