出金伝票とは?出金伝票が使える経費の例と記入時のポイント

企業の社員や個人事業主が仕事上必要な出費として計上できる経費は、その証明として領収書をもらわなくてはなりません。
しかし、自動販売機で購入した飲み物や電車の切符などを経費にする場合、領収書がもらえないことも多いものです。
そんなとき、「領収書がなければ経費にはできないのか?」と疑問に思う方もいらっしゃるかもしれません。実は、領収書がなくても「出金伝票」で代用することができるのです。
今回は、「出金伝票」の基本や書き方について解説します。

出金伝票とは?

そもそも出金伝票とは、どういったものなのでしょうか。「出金」は「お金を出すこと」で、「伝票」は「お金のやり取りの記録」のことです。つまり、出金伝票とは、お金の支払いが発生したことを記録する資料というわけです。
似たような資料としては、領収書やレシートなどが存在します。そして、出金伝票はこれらの資料と同じ役割をもつため、領収書の代わりになることが特徴です。

領収書と何が違うか

出金伝票は領収書の代わりになりますが、領収書とは大きく異なる点があります。それは、「出金伝票は自分で発行する」ということです。レシートのように何も言わなくてももらえたり、領収書のようにお店側に発行してもらったりするものではありません。自発的に作成する資料なのです。

証明力は弱い

このような理由から出金伝票は、「証明資料としての力は弱い」という特徴があります。したがって、あまり積極的に利用しないほうがよいでしょう。領収書を発行してもらえるならそれに越したことはありません。あくまで、領収書が発行できないときの手段として覚えておくとよいでしょう。

出金伝票はどんなときに使える?

次は、出金伝票がどんなときに使えるのか、主な例をご紹介します。

交通費

電車やバスといった公共交通機関を利用する場合、基本的に領収書はもらえません。しかし、出張の際にはこのような交通費が頻繁に発生するものです。
1回では少額でも、利用頻度が多ければ出費はかさみます。面倒臭がらず、ぜひ出金伝票を作成しましょう。

自動販売機での購入

仕事で喉が渇いたときに、近くの自動販売機で飲み物を買うということも多いでしょう。もちろん、そこでも出金伝票が使えます。

慶弔費

冠婚葬祭の際には、会社から祝儀や香典などを出します。このような場合の支払いは、領収書が発行されません。出金伝票は、このような慶弔費にも利用可能です。ただし、慶弔費は、一般的に高額になりがちなため、証明力の弱い出金伝票だけでは少々信憑性に欠けるかもしれません。

結婚式なら招待状、葬儀なら訃報の通知書などと一緒に残しておくと信憑性が高まります。

領収書の紛失時

人間ですから、発行してもらった領収書を紛失することもあるでしょう。イレギュラーな状況の際にも出金伝票が役に立ちます。
当たり前ですが、何度も紛失しているとさすがに怪しまれます。できるだけ失くさない努力は必要です。

接待交際費の割り勘費用

飲み会ではよくある「割り勘」ですが、お店が発行する領収書は一度の支払いに対して1つ。わざわざ分けて発行してはくれませんよね。そんな割り勘にも出金伝票で対応することができます。

出金伝票を書く際のポイント

いろいろと便利な出金伝票ですが、利用する際にはポイントを押さえておきましょう。

必須項目を知っておく

出金伝票には「必ず書かなくてはならない項目」が存在します。それは以下の4つです。

  • 日付
  • 用途
  • 支払先
  • 金額

「いつ」「何に」「誰に」「いくら」支払ったのかははっきりさせないといけないということですね。出金伝票を後日作成するのであれば、これらの項目だけは忘れないようにメモしておきましょう。

金額や内容は常識の範囲内で

高額な支払いであるにもかかわらず証明書類が出金伝票だけでは、税務調査の際に怪しまれかねません。出金伝票に使う金額や内容は「常識の範囲内」にとどめておいてください。また、何か証拠になりそうなものは捨てずに保管しておきましょう。

小さな経費も積もれば大きくなる

領収書がなくても、出金伝票を作成すれば経費にできるということが把握できたのではないでしょうか。もし、こういった出費を今まで自腹で払っていたという方は、次回からは経費としてしっかりと計上できます。
たとえ、少額でも頻繁に発生すれば、積もり積もってその金額は大きくなります。出金伝票を上手に利用し、賢く事業を行いましょう。

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