書類の電子化に関係する法律「e-文書法」とは?

書類の電子化によるペーパーレス化を進める企業が増えていますが、そんな企業にとって無視できない法律が「e-文書法」です。しかし、e-文書法の内容については「詳しく知らない」という方も多いのではないでしょうか。
そこで今回は、e-文書法とはどのような法律なのか、法律を守るためにはどのようなことに注意すればよいのか、さらに電子帳簿保存法との違いも解説します。

e-文書法とは?

e-文書法は、簡単にいうと「紙による原本保存義務がある文書の電子保存を容認する法律」です。2005年4月1日に施行された法律で、正確には次の2つの法律で構成されています。

  • 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」(通則法)
  • 「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」(整備法)

e-文書法のメリット

そもそもe-文書法が作られた背景には、パソコンやインターネットの普及という時代の流れが大きく関係しています。電子化文書は、紙の文書に比べるとコストがかからず、業務の効率化を図ることも可能です。企業にとっては、競争力を高めるためにも電子化文書やITの活用は必要不可欠といえます。
e-文書法は、そんな企業のニーズに応えて作られたというわけです。e-文書法ができたことで、企業は紙文書の破棄が可能になり、ペーパーレス化による事務作業の円滑化が行えるようになりました。

電子化が可能な文書と満たすべき基本要件

それでは、e-文書法の内容を詳しく見ていきましょう。

電子化が可能な文書とは?

電子化が可能な文書とは、どのような文書を指すのでしょうか。具体的には、会計帳簿や証憑書類、稟議書のほか、医療関係書類などが該当します。基本的に会社で使用される書類は、ほとんどすべて電子化が可能です。ただし、一部例外が存在し、免許証や許可証などは現実性が高いため対象外となります。
そのほか、条約の制約があるものや、緊急時にすぐ確認が必要になる船舶の「安全手引書」なども対象外です。

基本要件

文書の電子化にあたっては、「基本要件」というものが存在します。経済産業省が定義する基本要件は、次の4つです。

  • 見読性:必要に応じ直ちに整然とした形式および明瞭な状態で表示し、書面を作成できること。
  • 完全性:保存義務期間中に滅失・き損することを防止する措置を講じていること。
    保存義務期間の間において記録事項の改変・記録の消去の有無またはその内容を確認することができる措置を講じていること。
    保存義務期間の間において記録事項の改変または電子ファイルの消去を抑止する措置を講じていること。
  • 機密性:アクセスを許されない者からのアクセスを抑止する措置を講じていること。
  • 検索性の要件:記録された事項について必要な程度で検索をすることのできるよう、事項を体系的に構成する措置を講ずること。

文書の電子化を定めた法令は複数存在し、法令ごとに満たすべき要件が異なることを覚えておきましょう。つまり、ひとつの要件だけ満たせばよい文書もあれば、4つ全てを満たさなければならない文書も存在するということです。
また、同じ文書でも複数の法律で保存が義務付けられている場合もありますが、その際は要件が厳しいほうに従ってください。

電子帳簿保存法との違い

e-文書法と似ている法律として、「電子帳簿保存法」が存在します。電子帳簿保存法はe-文書法と異なる法律ですが、とても関連の深い法律です。次は電子帳簿保存法について解説しましょう。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、国税関係書類の電子化について定められた法律のことです。正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。実はe-文書法よりも前の1998年に施行された法律です。
また、e-文書法は複数の省庁が管轄する法律であるのに対し、電子帳簿保存法は国税庁の管轄となっています。

e-文書法の施行を受けて改正

電子帳簿保存法ができた当初は、「最初の記録段階から一貫して電子的に帳簿や書類を電磁記録によって保存することを認めたもの」でした。しかし、この電子帳簿保存法も2005年に施行されたe-文書法を受けて改正され、紙で保存していた文書・書類を、スキャナでファイル保存してもよいということになりました。

e-文書法はペーパーレス化のための法律

書類の電子化は、企業の業務効率化には欠かせない過程です。そして、e-文書法はそんな企業のために作られた法律ということです。守るべき要件に注意しながら、ペーパーレス化を促進してください。

おすすめの業務効率化ツール

社内業務の効率化には、「経費精算システム」や「ワークフローシステム」がおすすめです。特にスマートフォン対応のシステムは外出先からの作業が可能になるので、人気が高まっています。

▶スマートフォン対応 クラウド型の経費精算システムとは

▶スマートフォン対応 クラウド型のワークフローシステムとは